Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

The follow-up: distinguishing the pros from the non-pros/Le suivi: différencier les pros des non-pros June 1, 2009

In Virtual Assistance, I deal with clients, potential clients, colleagues and many other people. Most of my dealings are done via e-mail. Many of the jobs that I bid on are also via “calls for bids” that are posted through my VA network or directly to the potential client. In certain cases, another VA will need some help and ask for bids on a job. This is fantastic. We get to help each other out, lighten a work load that is potentially becoming too heavy or hard to manage and/or lend our particular talent or expertise (because we all have one or two) to a fellow VA.

In all cases, but especially in the case of colleagues, I believe that a proper follow-up is of utmost importance. It only takes a few seconds to write a short e-mail confirming whether or not a bid has been accepted. If one VA has been chosen among those who bid on the job, you can send out a group e-mail saying something like “thank you for your bid but I’m sorry, we won’t be working together this time…bla bla bla” (but please remember to use the blind copy function!) to those who did not get the job.  And if you don’t want to type, you can pick up the telephone and call your colleague to give her the good or bad news.

Calling for bids to other Virtual Assistants, asking multiple questions about pricing, time frames, methods, etc. and then simply no longer giving any information at all is a big NO NO,  and even more so when the job has a short deadline. The VAs who bid on the job might be holding time open for you in case you decide to give them the job.

In short, it is not professional to omit the follow-up. I would not recommend the services of a VA who does not follow-up.

Of course, this may be a way for newbies to set their rates and figure out what services they need to offer. It may also be a twisted way to put a price on a job that is difficult to calculate.

It is still unprofessional. If you want a price range for my expertise or help in pricing a job, just ask me. I will decide whether or not I can help you with the information.

Don’t drop the ball.

***

En assistance Virtuelle, je traite avec des clients actuels et potentiels, des collègues et plusieurs autres individus. La plupart de mes échanges se passent via courriel. Je soumissionne sur plusieurs projets via mon réseau ou directement aux clients. Il arrive qu’une autre AV ait besoin d’aide et demande des soumissions pour un projet. À mon avis, ceci est absolument fantastique. Nous pouvons alors aider nos collègues AVs, alléger une charge de travail trop lourde ou donner un coup de main lorsque les échéanciers sont trop serrés, tout en partageant notre expertise et/ou notre talent particulier (nous avons toutes au moins une spécialité ou deux).

Dans tous les cas, mais particulièrement lorsque je fais affaires avec des collègues, je crois qu’un bon suivi est primordial. Il suffit de quelques secondes pour écrire un bref courriel confirmant si une soumission a été retenue ou non. Si une seule AV est choisie entre plusieurs ayant soumissionné, je peux envoyer un courriel de groupe à celles dont la soumission n’a pas été retenue, disant « merci pour votre soumission mais nous ne travaillerons pas ensemble sur ce projet. Ce sera pour une autre fois…bla bla bla » (ne pas oublier d’utiliser la fonction cci dans un tel cas!). Et si vous ne voulez pas prendre le temps d’écrire, vous pouvez toujours téléphoner.

Demander des soumissions à d’autres AVs, poser de multiples questions sur leurs tarifs, méthodes et le temps requis pour compléter certains projets et ne plus donner des nouvelles par la suite est une grosse erreur. Ceci est encore plus vrai lorsque le projet est à très courte échéance. Les AVs qui ont soumissionné ont peut être gardé une plage de temps afin de pouvoir bien compléter le travail si la réponse est positive.

En résumé, il n’est pas professionnel d’omettre le suivi et je ne recommanderais jamais les services d’une AV qui ne fait pas un bon suivi.

Bien entendu, ceci peut être un moyen pour les nouvelles AVs de fixer leurs tarifs et déterminer quels services offrir. Il peut aussi s’agir d’une manière détournée de fixer un prix sur un projet qui est difficile à estimer.

Tout ça manque quand même de professionnalisme. Si vous êtes une AV et que vous voulez mon aide ou mes conseils pour fixer vos tarifs et pour estimer un travail, demandez le moi clairement. Je pourrai alors décider si je suis en mesure de vous fournir mon aide et l’information dont vous avez besoin.

Ne me laissez pas en plan.

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