Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

This is probably only an oversight/Il s’agit sans doute d’un oubli June 15, 2009

This is probably only an oversight, but your bill number XX-XXX is over 30 days past due. I am attaching a copy of the bill that was sent to you on (date) in case you have misplaced it. If you have already sent your payment, thank you very much and please simply ignore this friendly reminder.

I don’t know how many times I have written this e-mail to clients who forget to pay, are too slow to pay or perhaps think that they can just get away without paying until I have to come after them. When it becomes a regular, monthly thing I usually offer them to pay me a determined amount, up front every month, depending on how much work I usually generate for them, from which I can deduct my hours and let them know when the money has run out. This way, they don’t have to worry about paying their bills on time and I don’t end up working for free. Very few have agreed to this idea for now. On the other hand, I have clients who pay immediately via bank transfer or Paypal or by sending their check when they receive my bill, which is wonderful. They seem to understand that this is my job and how I make a living and that I can’t be putting my life on hold for 30, 60 or 90 days just because a client is in no hurry to pay.

Dear clients, I think you are great. You are the reason I can do this work that I love. You are the reason I work quickly, efficiently and always respect your deadlines, no matter how crazy they can be. It makes me happy to please you and I have a word of advice for you. Something I learned recently and apply now all the time. Always pay promptly and happily for services well rendered and products or purchases that make you happy. A happy client should express this by paying his Virtual Assistant quickly, efficiently and with a smile.

***

Il s’agit sans doute d’un simple oubli, mais votre facture numéro XX-XXX est à plus de 30 jours non payée. Je vous joins une copie de la dite facture qui vous a été transmise le (date) au cas où vous l’auriez égarée. Si vous avez déjà effectué votre paiement, je vous en remercie et veuillez simplement oublier ce rappel amical.

Je ne sais combien de fois j’ai dû envoyer ce courrier électronique à des clients qui oublient de payer, sont trop lents à payer ou pensent qu’ils peuvent étirer le plus longtemps possible jusqu’à ce que je leur envoie un rappel. Lorsque cela devient une habitude à tous les mois, je leur propose de me verser une avance mensuelle basée sur la quantité de travail que je produis habituellement pour eux et duquel je pourrai déduire les heures travaillées en les avertissant lorsque le montant sera à zéro. Ainsi, ils n’ont pas à s’inquiéter de payer leurs factures à temps et moi je ne me retrouve pas à travailler pour rien en attendant un paiement. Malheureusement, très peu semblent intéressés par cet arrangement. Bien sûr, j’ai des clients merveilleux qui payent immédiatement et avec le sourire, via transfert bancaire et/ou virement Paypal ou même en postant leur chèque sur réception de ma facture. Ces clients comprennent que c’est ainsi que je gagne ma vie et que je ne peux pas mettre tout en attente pour 30, 60 ou 90 jours parce que certains clients ne sont pas pressés de payer.

Chers clients, je vous trouve fantastiques. C’est pour vous et grâce à vous que je fais ce travail que j’aime tant. C’est pour vous que je travaille rapidement, efficacement et que je respecte toujours vos échéanciers, même les plus fous. Je suis heureuse de pouvoir vous satisfaire et j’ai un petit conseil pour vous. Quelque chose que j’ai appris récemment et que j’applique, depuis, à tous les jours ou presque. Il faut toujours payer promptement et avec plaisir pour des services bien rendus et/ou des produits qui font votre bonheur. Un client heureux devrait exprimer son appréciation en payant son adjointe virtuelle rapidement, efficacement et avec le sourire.

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