Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Give me a quote/Donnez-moi une soumission June 19, 2009

I could call this “Give me a quote on anything” but the point I really want to get across is that when you ask your Virtual Assistant for a quote on a job, you have to be relatively precise. I cannot count the times I have received requests for quotes, asking me how much it would cost to translate a document or retype it, or correct it, change the format, and/or transcribe an audio file but WITHOUT supplying the file, the word count or precisely what the client wants me to do.

And yet they expect a fast and precise quote. If I give them a ballpark figure because I lack information and indicate that my price may vary a bit, they seem surprised, insulted and wary of me, as if I was trying to stiff them or squeeze out the extra bit of money.

Is it so hard to understand that with a rate per word for translation, for example, I need the word count to calculate a total price? I need to read the document or at least part of it, to estimate the degree of difficulty, how technical or scientific it might be and if any research is necessary for specific terminology.

When asking for quotes, please give as much information as possible to your Virtual Assistant and she will do her very best to consider all aspects of your project and give you her best possible rate.

Would you ask a painter for a precise estimate to repaint your home without giving him the surface, the number of colors, any difficult or inaccessible areas, whether the job is an interior or exterior one? I think not. The same rules apply to a Virtual Assistant. Most of us will give you an estimate for free. This takes time, concentration and effort. At least have the courtesy to supply all the information we need to give you the quote you expect.

***

Cette intervention pourrait s’intituler « Donnez-moi une soumission sur n’importe quoi » mais en fait, ce que je veux exprimer c’est qu’il est important d’être précis lorsque vous demandez à votre adjointe virtuelle de vous faire une soumission sur un projet. Je ne compte plus le nombre de fois où on m’a demandé combien cela coûterait pour traduire, retaper, corriger, formater, éditer et/ou transcrire un fichier, mais SANS me fournir ledit fichier, le nombre de mots ou une idée plus précise de ce qu’on attendait de moi.

Et pourtant, ces clients s’attendent à une soumission précise. Si je leur donne un montant approximatif en leur indiquant que le prix peut varier un peu, ils semblent surpris, insultés et un peu méfiants, comme s’ils croyaient que je voulais les rouler ou leur soutirer le plus d’argent possible.

Est-ce si difficile de comprendre que pour établir un total en traduction, pour un tarif au mot, il me faut le nombre de mots? Je dois lire ou au moins consulter une partie du document afin de déterminer le degré de difficulté, si c’est technique ou scientifique et/ou s’il y aura de la recherche terminologique à effectuer.

Lorsque vous demandez des soumissions, donnez autant d’information que possible à votre adjointe virtuelle et elle considérera alors tous les aspects de votre projet afin de vous donner son meilleur prix.

Demanderiez-vous à un peintre de vous donner un estimé pour repeindre votre maison sans lui donner la surface à couvrir, le nombre de couleurs, les endroits qui sont difficiles d’accès et/ou si le travail doit se faire à l’extérieur ou à l’intérieur? Je ne crois pas. Les mêmes règles s’appliquent pour votre adjointe virtuelle. La plupart des adjointes offrent leurs estimés tout à fait gratuitement. Ceci demande du temps, de la concentration et des efforts. Ayez au moins la courtoisie de nous fournir toute l’information nécessaire afin de vous fournir l’estimé que vous attendez.

 

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