Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Bids, quotes and waiting/Soumissions, estimés et attente August 18, 2009

stressed-out1

Don’t leave me hanging

As a Virtual Assistant, I regularly have clients ask for bids, quotes and estimates on certain jobs before they give me the go-ahead. When it is a small quote, this is really no problem. However sometimes, giving an adequate bid or quote takes time, research, calculations and a whole lot of organizing. Often, the client wants and/or needs this bid urgently, so it is not rare to end up having to put in overtime and work late to deliver a professional and realistic quote on time.

My bids and quotes are free. They are part of my job and offering them without charge is my way of showing clients that I am a true professional, I know my work and my job and they can feel confident.

What I really hate, is when I do all this work to get a good, solid quote to a client in a timely fashion, and then I just don’t hear from them for the longest time and sometimes I never hear from them again.

I do realize that shopping around is your right and it is also a smart thing to do. I do the same. But one thing sets me apart from many others. When I make my decision, I always notify everyone who worked to give me a quote or bid for a job or a product. Whether the decision is positive or negative, I let them know and I expect the same courtesy for myself. If your project is cancelled or put on ice for awhile, I can understand that as well. It happens to all of us. Just tell me and I’ll put your file aside and wait to hear from you when things are back on track.

You see, letting me know will help with my planning and show me that even if you do not choose me, my efforts were appreciated and you respect my time. Who knows? Perhaps we will have the chance to work together sometime down the line? If you responded to my quote, then I already know that we are looking at a potentially great VA-Client relationship.

Be consistent, follow through. It reflects well on you.

***

Ne me laissez pas en plan.

En tant qu’adjointe virtuelle, j’ai des clients potentiels qui me demandent régulièrement des soumissions, estimés et prix pour certains projets avant de m’autoriser à procéder. Lorsqu’il s’agit d’un petit estimé, il n’y a aucun problème. Par contre, un bon estimé demande parfois du temps, de la recherche, des calculs et de l’organisation. Souvent, le client veut /doit avoir sa soumission en urgence, il n’est donc pas rare de me retrouver en train de faire des heures supplémentaires et de travailler tard afin de pouvoir livrer une soumission réaliste et professionnelle rapidement.

Mes estimés sont gratuits. C’est un service qui fait partie de mon travail et de les offrir sans frais est un peu ma façon de montrer aux clients que je suis une vraie professionnelle qui connaît son travail et avec laquelle ils peuvent se sentir en confiance.

Ce que je n’aime pas du tout, c’est quand je fais tout ce travail afin de produire un estimé qui se tient et de le livrer à courte échéance, et puis je n’entends plus parler du client pendant très longtemps et parfois, je n’ai plus de nouvelles du tout.

Je comprends qu’il est bon de magasiner et comparer. Je fais la même chose. Sauf que ce qui me distingue des autres c’est qu’une fois ma décision prise, j’avise toutes les personnes/entreprises qui ont produit une soumission pour moi pour du travail ou un produit. Que la réponse soit positive ou négative, ils sont avisés et je m’attends à cette même courtoisie pour moi-même. Si votre projet est annulé ou mis sur la glace, je peux très bien comprendre. Ceci m’arrive aussi. Dites-moi tout simplement ce qui se passe et je mettrai votre projet de côté en attendant d’avoir de vos nouvelles un peu plus tard lorsque tout sera de nouveau en marche.

Le fait de m’aviser m’aidera dans ma planification et me démontrera que, même si vous ne me choisissez pas pour un projet en particulier, vous appréciez mes efforts et vous respectez mon temps. Qui sait, nous aurons peut être un jour le plaisir de collaborer ensemble sur un projet futur? Et si vous répondez à ma soumission, je sais déjà que nous avons de bonnes chances d’avoir une très belle relation AV-Client.

Assurez un suivi, ça reflète bien sur vous.

Advertisements
 

2 Responses to “Bids, quotes and waiting/Soumissions, estimés et attente”

  1. Claude Says:

    C’est une question de RESPECT !

    • matamich Says:

      Au moins tu n’as pas écrit “c’est une question de feeling…” car j’aurais eu cette foutue chanson en tête pour le reste de la journée et de la soirée!


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s