Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Please be polite/La politesse, SVP! March 26, 2010

In business, as in so many other areas of life, it is important to be polite. I can understand people being stressed, tired and preoccupied. I can also understand people having a bad day, but I go through these experiences myself and yet I am always able to remain polite and to be nice to the people who surround me.

As a VA, I am lucky. My clients are usually very polite, agreeable and good to work with.

I sometimes work on site for certain clients and must be available for several professionals and help them any way I can. Since my schedule changes and they are often too busy to remember which days I am actually present, I send a short e-mail every Friday, letting them know what days and hours I will be on site for the upcoming week.

This has always been easily accepted and appreciated. I admit, I’ve been told that some of them don’t take time to actually read my e-mail, but they still appreciate receiving the information, just in case. I completely understand this.

However, I was recently surprised to receive an e-mail from one of the professionals who has been getting my notices for 6 months now on a weekly basis. The e-mail went like this:

“Remove me from this mailing list. I am not interested in your schedule.”

Now, had this person simply asked to be removed from the list, I would have obliged immediately without any problem at all. I can understand such a request. Had he added a little word like “please”, it would have been even better. The second sentence was too much and very rude on his part.

I guess having all those credentials after your name really does not make you a better person. Lesson learned.

Please make an effort to be polite. I am on site to help in any way I can. It is my pleasure to do so… and please take note that I am not interested in your inability to be polite.

***

En affaires, comme dans la vie, il est important d’être poli. Je peux comprendre que les gens soient stressés, fatigués et préoccupés. Je peux aussi comprendre que quelqu’un puisse passer une mauvaise journée, car il m’arrive de vivre ce genre de situation aussi. Pourtant, je demeure toujours polie et agréable envers les gens qui m’entourent et avec qui je travaille.

En tant qu’AV, je suis plutôt chanceuse. Mes clients sont habituellement très polis et agréables. J’aime travailler avec eux.

Il m’arrive également de travailler chez des clients où mon rôle est d’être disponible pour les professionnels sur place et les aider du mieux que je peux. Puisque mon horaire est changeant et qu’ils sont souvent beaucoup trop occupés pour se souvenir des dates et heures, je transmets un bref courrier électronique à mon groupe à tous les vendredis afin de préciser les journées et les heures que je serai sur place dans la semaine à venir.

Ce geste a toujours été bien accueilli et apprécié. Je dois admettre que certains m’ont avoué ne pas lire mes messages, mais ils sont quand même contents de recevoir l’information, au cas où.

J’ai par contre été surprise récemment de recevoir un courrier électronique de la part d’un des professionnels qui reçoit mes messages depuis 6 mois maintenant à chaque semaine. Le courriel se lisait ainsi:

« Retirez-moi de cette liste. Je ne suis pas intéressé à connaître votre horaire. »

Cette personne aurait pu simplement demander à être retirée de la liste, point final. J’aurais très bien compris sa demande et je l’aurais fait, sans problèmes. Il aurait pu ajouter un « svp », ce qui aurait déjà été un peu mieux. La deuxième phrase était de trop et très impolie de sa part.

J’ai compris que même si on a des tas de diplômes et de lettres après son nom, ceci ne fait pas de vous une meilleure personne.

Faites un effort pour rester polis. Je suis là pour vous aider et ça me fait plaisir. Je ne suis pas intéressée par votre manque de politesse et de savoir vivre.

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Travel photos/Photos de voyage March 15, 2010

When travelling or on vacation, we all love to take pictures and post them online or show them to our friends and family. In perusing the travel pictures of different people, I have noticed that some travelers simply cannot take a good picture. How else can you explain having visited the same beautiful resort in the Caribbean and looking through another vacationer’s photos and not having even the smallest desire to return there?

There are tricks and tips to follow in order to get some good images of your vacation or travel experience. Of course, a good eye is something you either have or don’t, but you CAN practice and/or take an introductory class in order to learn the composition of a good picture.

Here are some tips to keep in mind: Although we do enjoy seeing the people who took the trip, it is also nice to have some photos of the scenery, buildings, monuments, the sky, the water, the gardens, the charming store fronts and bistros, etc. You don’t have to have a member of your family or group in every single photo, including pictures of you sleeping with your mouth open in your hotel room or looking like hell in the wee hours of the morning. If you have bad weather, try to take pictures with interesting color composition. Some of our most stunning tropical travel photographs were taken on grey, cloudy days with the contrast in the color of the sky, the turquoise water, the bark of a tree, the sand. Action shots are good, but make sure you take a few so as not to just post blurry, unidentifiable blotches.

Try to keep in mind that you are helping others discover or consider a destination. Take pictures that will make them want to visit this particular destination and that will make you want to return. And you don’t need a sophisticated or expensive camera to accomplish this.

Sure, you can snap photos of what is left on your dinner plate, or walk around the buffet in an all-inclusive snapping everything in sight, but a lovely shot of a dinner table in a gazebo, all set up with a white tablecloth and flowers, set against a sunset will give a much better impression. We don’t need a shot of where you stored the Pepto Bismol or multiple shots of your messy luggage.

You can go snap-happy and take hundreds of pictures or more, but perhaps a little editing effort should be made before you post the result online. Come on, make us wish we’d been there! You can do it!

***

Lorsque nous voyageons ou partons en vacances, nous aimons tous prendre des photos pour ensuite les mettre en ligne afin de les partager avec nos parents et amis. En regardant les photos de voyages de différentes personnes, je me suis rendue compte qu’il y a des voyageurs qui sont incapables de prendre de bons clichés. Comment expliquer le fait qu’en regardant les photos d’un hôtel du Sud que j’ai adoré, mais prises par un autre voyageur, je n’ai plus aucune envie d’y retourner?

Il existe des trucs et conseils que vous pouvez suivre afin d’obtenir de bonnes photos pour documenter vos vacances ou votre voyage. Un bon œil est important, bien que ceci soit inné, vous l’avez ou pas, vous pouvez tout de même prendre un petit cours d’introduction à la photographie afin de savoir comment cadrer une bonne photo.

Voici quelques conseils utiles: Même si nous aimons voir les voyageurs sur leurs photos, il est aussi agréable de voir des paysages, de l’architecture, des monuments, le ciel, l’eau, les jardins et la végétation, des devantures de magasins et de charmants bistrots, etc. Il n’est pas nécessaire d’avoir un membre de votre famille ou de votre groupe dans chacune des photos que vous prenez, et ceci inclut les photos de vous entrain de dormir, la bouche ouverte dans votre chambre ou arborant un look défraichi aux petites heures du matin. Si vous rencontrez de la mauvaise température et que le soleil n’est pas tellement de la partie, essayez de prendre des photos qui mettront en valeur les contrastes et les couleurs. Quelques-unes de nos plus impressionnantes photos de voyage ont été prises dans le Sud lors de journées maussades et mettent en valeur le gris du ciel, le turquoise de l’eau, l’écorce d’un arbre, le sable. Les photos en pleine action sont amusantes, mais pratiquez-vous avant au lieu de nous montrer des masses informes, embrouillées et impossibles à identifier.

Gardez en tête que vous voulez permettre aux autres de découvrir et considérer cette destination. Prenez des photos qui leur donneront le gout de visiter cet endroit et qui vous donneront le goût d’y retourner. Et vous n’avez pas besoin d’avoir un appareil photo sophistiqué ou coûteux pour le faire.

Vous pouvez prendre des clichés de ce qui reste dans votre assiette au souper ou immortaliser chacun des plats du buffet dans un tout-inclus, mais songez qu’une photo d’une jolie table toute montée dans un gazebo, avec sa nappe blanche et ses fleurs, sur un fond de soleil couchant a beaucoup plus d’impact. Nous n’avons pas plus besoin de photos de l’endroit où vous rangiez le Pepto Bismol ou de multiples photos de vos bagages sans dessus-dessous.

Vous pouvez prendre autant de photos que vous voulez, mais pensez à faire un petit travail d’édition avant de les mettre en ligne ou de les partager. Allez, donnez-nous le goût d’y aller aussi. Vous êtes capables!

 

Riding the freelance roller coaster/Les montagnes russes de la pige March 6, 2010

I love roller coasters; I always have…although I must admit that the freelance roller coaster has been somewhat of a challenge for me. Since I started freelancing full time and working on my Virtual Secretary business, I’ve had to learn to live and deal with the unequal quality of this type of career.

Oh, there are times when my clients send me regular work and my weeks are easy to plan and filled with familiar requests and tasks. These are the weeks that I love the most. I can plan in advance, fit in emergencies, give efficient time estimates and schedule other things around my workload. I remain within budget and I can breathe easy. I can even take some time for myself.

But then it seems that just when I am feeling comfortable with my rhythm, it all comes to a grinding halt. My clients all decide to go on vacation or on hiatus at the same time and I find myself with too much time on my hands and asking the Universe to please send me some projects to keep me busy. And so I take this time to work on my writing, my personal projects, to take better care of myself and schedule the things that I never have time to do.

And as soon as I have some time set up for me, the roller coaster then whooshes off a steep incline and I am swamped. Requests come from all around, emergencies right and left, everyone wants everything done for yesterday.

Until the coaster slows down a little and comes back to its perfect pace, but for how long?

Although I perform well under pressure and am up for just about any challenge, I often wish for a little more balance and am confident that I will achieve this someday soon.

Meanwhile, I stick my arms up in the air, smile, scream and ride the wave!

***

J’ai toujours aimé les montagnes russes même si je dois admettre que cet aspect du travail à la pige représente un défi pour moi. Depuis que je travaille à la pige à plein temps et que je m’occupe de mon entreprise de secrétaire virtuelle, j’ai dû apprendre à composer avec l’inégalité des mandats et des projets du travailleur autonome.

Il y a des moments où mes clients me fournissent du travail régulier et où mes semaines sont faciles à planifier et remplies de demandes et de tâches habituelles et familières. Ce sont de loin les semaines que je préfère. Je peux établir des échéanciers, prendre des urgences, donner des estimés précis et fixer d’autres projets à travers mon travail de pige. Je respecte mon budget établi et je peux respirer. Je peux même prendre le temps de m’occuper de moi.

Mais on dirait que dès que je commence à me sentir confortable et à apprécier mon rythme, tout s’arrête. Mes clients décident tous de partir en vacances ou de prendre une pause en même temps. Je me retrouve alors avec beaucoup trop de temps libre et je demande à l’Univers de m’envoyer des projets afin de m’occuper. Je profite souvent de ces moments pour travailler sur mon écriture, mes projets personnels, de prendre soin de moi et de fixer toutes les choses que je néglige quand je suis trop occupée.

Inévitablement, dès que je prends du temps pour mes projets et pour moi, les montagnes russes repartent en chute libre et vertigineuse et je suis débordée. Les demandes fusent de partout, les urgences se multiplient et tout le monde veut tout avoir pour hier.

Jusqu’à ce que la montagne russe ralentisse et reprenne une cadence plus modérée…mais pour combien de temps?

Même si je performe très bien sous pression et que j’aime les défis, je souhaite souvent avoir un peu plus d’équilibre dans ma carrière de pige, et je suis confiante que ça viendra, avec le temps.

Et en attendant, je lève les bras, je souris et je crie en savourant les moments d’apesanteur!