Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Respect April 29, 2010

I have an issue with respect these days. For some reason, although I am serious about my freelance business, my clients and my time, it seems particularly difficult for certain people to respect the fact that I am an entrepreneur.

I get job offers for full time office positions on a weekly basis. I remind them that I am a Virtual Assistant, that I have been working hard on my business for two years and that I’d be more than happy to have them as one of my clients.

I enter agreements to work a specific number of hours and precise days on site for a client, and yet they call/fax and e-mail requests every day, even on weekends.

I find myself repeating, constantly, that my VA time is important and all my clients deserve time and respect.

I look forward to the day when people will finally truly hear this.

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J’ai un problème avec le respect ces temps-ci. Pour des raisons que je ne saisis pas, et même si je suis très sérieuse à propos de mon travail de pige, de mes clients et de la gestion de mon temps, il semble difficile pour certaines personnes de respecter mon statut d’entrepreneur.

On m’offre des emplois de bureau à temps plein sur une base hebdomadaire. Je dois alors leur rappeler gentiment que je suis une adjointe virtuelle et que je travaille très fort sur mon entreprise depuis maintenant deux ans. J’ajoute que je serais toutefois enchantée de les compter parmi mes clients.

Je signe des ententes pour travailler un nombre spécifique d’heures pendant des journées précises sur place pour des clients, mais malgré cela, ils m’appellent, m’envoient des télécopies et des demandes par courrier électronique à tous les jours, même les weekends.  

Je répète constamment que mon temps d’adjointe virtuelle est important et que tous mes clients méritent mon attention et mon respect.

J’ai hâte qu’on finisse par vraiment m’entendre là dessus.

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What’s new pussycat/Quoi de neuf chaton? April 22, 2010

Filed under: Uncategorized — matamich @ 7:37 am
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Have you ever thought about how your online status can affect your mood, your life and the way others see you?

I began thinking about this after resolving to stop reading my teenage daughter’s Facebook status because I was getting too involved and feeling down, confused and/or angry. You see, there seems to be this thing going around where people keep posting negative, bitchy and aggressive status updates. I’m all for the occasional rant, but since my Internet persona is so intimately linked with my professional one, and since you can always find your way back to my freelance page or my Virtual Secretary FB fan page, I try to convey a positive, constructive, or at least a funny, humoristic and balanced image in my updates when I can.

Sometimes it’s hard, because yes, life is hard…but the more you concentrate on the positive, the better you feel.

So come on all you Negative Internet People, lighten up! You’re bringing us down and life is already complicated on its own, so put on a happy face for a change! You can at least put a twist of humour into it. Try to make fun or laugh at the bad things or try to be Zen when you have truly been put to the test. It can be done. I know something about that.

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Avez vous déjà songé à quel point votre statut public sur Internet peut affecter votre humeur, votre vie et ce que les autres pensent de vous?

Je me suis mise à penser à ceci après avoir pris la résolution de ne plus lire les statuts Facebook de ma fille adolescente puisque je me sentais trop impliquée et ça me rendait triste, confuse et/ou en colère. Il semble y avoir un consensus de statuts négatifs, insatisfaits et agressifs. Je comprends tout à fait les petites crises de défoulement ou les passages un peu moins drôles de la vie, mais puisque mon statut Internet est si intimement lié à mon image professionnelle et qu’il est toujours facile de retrouver mon site web de pige ou ma page professionnelle de secrétaire virtuelle sur Facebook au bout de quelques clics, je fais un effort pour montrer une image positive, constructive ou au moins humoristique et balancée lors de mes mises à jour.

C’est parfois difficile à faire, car la vie est dure par moments…mais plus on se concentre sur le positif, mieux on se sent.

Allez, tous les négatifs d’Internet, changez d’humeur! Vous êtes entrain de nous déprimer. La vie est déjà suffisamment compliquée sans vos mauvaises vibrations alors, svp, accrochez-vous un cyber sourire pour faire changement! Ou alors, essayez au moins d’y mettre un peu d’humour, de rire un peu des moments difficiles ou tentez d’être zen quand vous traversez des épreuves. C’est possible. J’en sais quelque chose.

 

Double check before you accuse/Vérifiez bien avant d’accuser April 9, 2010

A clear conscience laughs at false accusations. I didn’t really think that I’d have to put this into practice in my freelance business. I was wrong.  Although blessed with wonderful clients, I sometimes work with individuals that I don’t know and have either found me through my website, or through a referral, etc.

I am always happy to collaborate with new clients and meet new people. I am also very conscientious, professional and proud of my work. I realize that although I do my very best to produce error free work, there may be some minor glitches from time to time, but I put forth the utmost effort and have an excellent track record. If a client wants or needs some modifications, I am always ready and willing to do them quickly.

I also keep a very good filing system for e-mail exchanges, documents and instructions and found out recently that this is a very good idea when running your own business.

A client accused me of making some typos on a project and was very judgmental and negative about it.

Feeling bad, and unsure about what could have gone wrong in these projects that I proofread many times, I checked the documents, instructions and e-mail exchanges that I had filed and realized that the document this client was angry about had been sent to me with the specific instructions not to change anything or correct it, but only to add images and to copy-paste coordinates from another document. The typos were the work of someone else who had been paid to produce said document. Any other work was written by me, from scratch and was error-free. I was specifically told, in writing, to only add the graphs and the address and not to change the other document in any way.

I fully agree with the above mentioned expression, but I would still recommend that people double check before they make false accusations, because I have an excellent memory, and a kick-ass filing system. So I won’t take the blame for others.

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Une conscience claire peut rire des fausses accusations. Je ne croyais pas vraiment avoir à mettre ce dicton en pratique dans mon entreprise de pige et pourtant, je me trompais. Même si je suis choyée d’avoir de merveilleux clients, il m’arrive de travailler avec de nouvelles personnes que je ne connais pas et qui me trouvent via mon site web ou qui me sont référées, etc.

Je suis toujours heureuse de collaborer avec de nouveaux clients et de rencontrer de nouvelles personnes. Je suis consciencieuse, professionnelle et fière de mon travail. Je suis consciente que malgré mes meilleurs efforts pour produire du travail sans erreurs, il peut y avoir des ajustements à faire de temps en temps. Je fournis pourtant de gros efforts et j’ai une excellente feuille de route. Si un client désire des modifications, je suis toujours prête à les exécuter rapidement et avec le sourire.

J’ai aussi un excellent système de classement pour mes courriers électroniques, documents et instructions et j’ai compris récemment que ceci était une excellente manière de travailler lorsqu’on dirige sa propre entreprise.

Un nouveau client m’a accusée d’avoir fait des erreurs dans un projet et a été très négatif et désagréable dans ses accusations.

Je me sentais mal, et je ne comprenais pas ce qui aurait bien pu se passer avec les projets que j’ai pourtant vérifiés à plusieurs reprises. J’ai donc relu les documents, courriers électroniques et instructions dudit client et j’ai réalisé que le document en question et qui faisait l’objet des accusations avait été préparé par quelqu’un d’autre et que j’avais reçu des instructions spécifiques de ne pas modifier ou changer le texte, mais seulement d’y insérer des images et de copier-coller les coordonnées du client. Les erreurs de frappe ou de retranscription venaient donc de la personne qui avait préparé ce document. Les autres projets demandés avaient été écrits par moi et ne comportaient aucune erreur. On m’a spécifiquement demandé de ne pas vérifier ou modifier l’autre document, mais de simplement y insérer les graphiques et coordonnées.

Je suis d’accord avec le dicton susmentionné, mais je recommanderais quand même aux gens de bien vérifier avant de lancer de telles accusations car j’ai une excellente mémoire et un système de classement hors-pair. Je ne prendrai pas le blâme pour les autres.

 

Healthy balance/L’équilibre santé April 5, 2010

I recently read an article that said something about clients not caring about your personal life and well-being. Well, perhaps this is true. But I think that when you are an entrepreneur, you absolutely need to maintain a healthy balance between working in your business, working on your business and taking care of yourself and your life.

Without this balance, it is just too easy to burn out, become overwhelmed, make mistakes and end up regretting your decision to venture out on your own.

We don’t want this.

We want happy, productive, original, competent and healthy VAs who love what they do and know just how important it is to divide their energy in order to run a professional, smooth and fabulous service.

As time goes by and as I gain experience in this freelance venture, I have also noticed that I tend to gravitate towards clients who understand this crucial need for balance. I also tend to move away from clients who have no concept of and no respect for the time and effort that is needed for me to keep my business successful and to keep myself happy in the process.

I believe that business is moving away from the old fashioned concepts and bureaucratic beliefs that have resulted in so many workers on sick leave, so many costly errors and so much staff quitting to get away from bad management and an unhealthy outlook.

Take care of yourself, take care of your business and you will enjoy doing the work even more.

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J’ai récemment lu un article qui disait que les clients se fichent éperdument de notre vie privée et de notre bien être. Ceci est sans doute assez vrai. Par contre, je crois qu’en tant qu’entrepreneur, il faut absolument en arriver à maintenir un bon équilibre entre le fait de travailler pour notre entreprise, dans notre entreprise et de prendre soin de soi et de sa vie personnelle.

Sans ce précieux équilibre, il est trop facile de finir en burnout, être complètement dépassé, commettre des erreurs et finir par regretter notre décision de partir en affaires.

Nous ne voulons pas en arriver là.

Nous voulons des AVs heureuses, productives, originales et en santé qui adorent ce qu’elles font et qui connaissent bien l’importance de partager leurs énergies afin d’offrir un service professionnel, agréable et hors pair.

Avec le temps et l’expérience en tant que travailleur autonome, j’ai remarqué que je tends à graviter vers les clients qui comprennent ce besoin d’équilibre. Je tends aussi à m’éloigner des clients qui n’ont aucun concept ni aucun respect pour le temps et l’effort requis afin de faire de mon entreprise un succès tout en restant heureuse et en santé.

Je crois que le monde du travail s’éloigne des anciens concepts et des vieilles croyances bureaucratiques qui ont comme résultat un si grand nombre de travailleurs en congé de maladie, qui sont la cause directe de tant d’erreurs coûteuses et du haut taux de roulement des employés quittant leurs postes afin de s’éloigner d’une mauvaise gestion et de mentalités qui ne tiennent pas compte de la santé et du bien être des individus.

Prenez soin de vous, prenez soin de votre entreprise et vous prendrez davantage plaisir à accomplir votre travail.