Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Le trait d’union et la soudure – La nouvelle orthographe May 25, 2011

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 11:49 am
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Le trait d’union et la soudure

  1. Le trait d’union est remplacé par la soudure dans tous les composés de contr(e)- et entr(e)-, pour lesquels on poursuit l’action commencée par l’Académie en 1835, 1878 et 1935 (ex. : contrappel, entretemps sur le modèle de contrepoint, entrevue).
  2. Le trait d’union est remplacé par la soudure dans tous les composés de extra-, infra-, intra-, ultra- (ex. : extrafort sur le modèle de extraordinaire), comme les composés de en, sur, supra, déjà soudés.

N.B. Le trait d’union est maintenu dans les mots où la soudure engendrerait une prononciation défectueuse (ex. : extra-utérin).

  1. Le trait d’union est remplacé par la soudure dans les composés d’éléments savants, en particulier en -o (ex. : autoécole sur le modèle de radioactif).

N.B. Le trait d’union est maintenu dans les noms propres et termes géographiques où il sert à marquer une relation de coordination entre les deux termes (ex. : gréco-romain).

  1. Le trait d’union est remplacé par la soudure dans les composés de formation onomatopéique ou dans des mots d’origine étrangère (ex. : bouiboui, weekend, un apriori sur le modèle de coucou…).
  2. Le trait d’union est remplacé par la soudure dans certains composés formés à l’origine d’un verbe et d’un nom, ou d’un verbe et de -tout, les composés avec basse-, mille-, haut(e)-, et quelques autres composés (ex. : croquemonsieur, mangetout, millepatte, portemonnaie, rondpoint sur le modèle de faitout, passeport, portefeuille).

N.B. Ces mots étant devenus des mots simples, ils suivent la règle générale du singulier et du pluriel (ex. : un millepatte, des millepattes sur le modèle de un millefeuille, des millefeuilles).

  1. Les numéraux composés sont systématiquement reliés par des traits d’union (ex. : vingt-et-un-mille-six-cent-deux, quatre-centième, un-million-cent).

N.B. On distingue ainsi quarante-et-un tiers (41/3) de quarante et un tiers (40 + 1/3), et aussi mille-cent-vingt septièmes (1120/7) de mille-cent vingt-septièmes (1100/27), de mille cent-vingt-septièmes (1000/127), ou encore de mille-cent-vingt-septième (1127e).

Source : la rédaction du site orthographe-recommandee.info*.

 

Point d’exclamation. Exclamation point. April 28, 2011

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 11:47 am
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L’usage abusif du point d’exclamation

Ou : comment détruire l’effet d’une belle ponctuation.

 J’aime l’écriture. J’aime les phrases bien construites, les mots et les effets qu’on donne à des textes. Je n’aime pas les gens qui abusent de la ponctuation comme s’ils subissaient des spasmes incontrôlables en arrivant sur une touche particulière de leur clavier.

Les gens qui utilisent les … comme s’il s’agissait d’une virgule ou pour remplacer toute autre ponctuation dans un texte, m’inquiètent. Les gens qui ajoutent trois, quatre, cinq, dix ou douze points d’exclamation à la fin de chacune de leurs interventions ou chacun de leurs courriels me font penser à des personnes hystériques qui font des crises debout sur leur bureau les deux poings fermés, tel un enfant qui n’obtient pas ce qu’il veut.

Le point d’exclamation sert à mettre de l’emphase sur un mot, une phrase, à souligner l’importance d’une affirmation ou une demande, à exprimer l’étonnement, l’indignation, le désaccord, la joie, etc.

Si vous en ajoutez une demi-douzaine à la fin de toutes vos phrases, vous tuez le pauvre point d’exclamation qui désormais ne veut plus rien dire pour moi.

Tout comme l’usage abusif du mot URGENT, mais ce sera pour un prochain billet de blogue.

Exclamation point abuse

Or: how to destroy the effect of perfectly good punctuation.

I love writing. I love well-crafted sentences, words and effects that can be given to our writing. I don’t like people who abuse punctuation as if they suddenly become spastic every time they hit a certain key.

People who use … as they would use a comma or in place of all other punctuation in a text actually worry me. People who add three, four, five, ten or a dozen exclamation points at the end of each intervention or e-mail make me think that they are hysterical individuals who have temper tantrums while standing on their desks with their fists in the air like a petulant child who doesn’t get what he wants.

The exclamation point is used to put emphasis on a word, a sentence, to express the importance of an affirmation or request, to express surprise, indignation, disagreement, joy, etc.

If you systematically add half a dozen exclamation points to the end of everything you write you essentially kill the punctuation that no longer has any meaning to me. 

This reminds me of the abusive use of the word URGENT, but I’ll touch on this subject in another blog entry.

 

La nouvelle orthographe, parlons-en! July 21, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 8:45 am
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Règle 3

On emploie l’accent grave (plutôt que l’accent aigu) dans un certain nombre de mots (pour régulariser leur orthographe), au futur et au conditionnel des verbes qui se conjuguent sur le modèle de céder, et dans les formes du type puissè-je.

ancienne orthographe devient nouvelle orthographe

événement devient évènement

réglementaire devient règlementaire

je céderai devient je cèderai

ils régleraient devient ils règleraient

Observation : Devant une syllabe muette, on écrit donc toujours è, sauf dans les préfixes dé- et pré-, les é- initiaux ainsi que médecin et médecine.

La règle de base est généralisée : évènement ressemble désormais à avènement ; règlementaire s’écrit comme règlement.

Source : la rédaction du site orthographe-recommandee.info*.

 

True to myself/Fidèle à moi-même May 19, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 4:23 pm
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If I’ve learned one true lesson in recent years, it’s that doing what you really love can make everything else easier. I love being a Virtual Assistant. I have found my niche in translation but I enjoy offering many other services as well. I love the lasting and constructive relationships I have built with my great clients and the friends that I have found along the way. I have learned to appreciate them every day and not to dwell on the ones who are only passing through. They open the door for new opportunities.

Being a happy and productive VA has also helped me focus on recent challenging family issues and essentially learn to be true to myself. So, keep this ride going…I’m having fun!

***

Si les dernières années m’ont appris quelque chose, c’est que le fait de faire ce qu’on aime vraiment rend tout le reste beaucoup plus facile. J’adore être une adjointe virtuelle. J’ai trouvé ma spécialité dans la traduction mais j’aime aussi offrir tous les autres services de mon répertoire. J’aime les relations durables et constructives que je bâtis avec mes bons clients et les amitiés qui en ressortent. J’ai appris à les apprécier pleinement et à ne pas m’en faire avec ceux qui ne sont que de passage. Ils ouvrent la porte pour de nouvelles opportunités.

Le fait d’être une AV heureuse et productive m’a aussi  aidé à garder le cap lors de récentes épreuves familiales et à rester fidèle à moi-même. Alors, continuons cette aventure…car moi je m’amuse bien!

 

Double check before you accuse/Vérifiez bien avant d’accuser April 9, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 1:11 pm
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A clear conscience laughs at false accusations. I didn’t really think that I’d have to put this into practice in my freelance business. I was wrong.  Although blessed with wonderful clients, I sometimes work with individuals that I don’t know and have either found me through my website, or through a referral, etc.

I am always happy to collaborate with new clients and meet new people. I am also very conscientious, professional and proud of my work. I realize that although I do my very best to produce error free work, there may be some minor glitches from time to time, but I put forth the utmost effort and have an excellent track record. If a client wants or needs some modifications, I am always ready and willing to do them quickly.

I also keep a very good filing system for e-mail exchanges, documents and instructions and found out recently that this is a very good idea when running your own business.

A client accused me of making some typos on a project and was very judgmental and negative about it.

Feeling bad, and unsure about what could have gone wrong in these projects that I proofread many times, I checked the documents, instructions and e-mail exchanges that I had filed and realized that the document this client was angry about had been sent to me with the specific instructions not to change anything or correct it, but only to add images and to copy-paste coordinates from another document. The typos were the work of someone else who had been paid to produce said document. Any other work was written by me, from scratch and was error-free. I was specifically told, in writing, to only add the graphs and the address and not to change the other document in any way.

I fully agree with the above mentioned expression, but I would still recommend that people double check before they make false accusations, because I have an excellent memory, and a kick-ass filing system. So I won’t take the blame for others.

***

Une conscience claire peut rire des fausses accusations. Je ne croyais pas vraiment avoir à mettre ce dicton en pratique dans mon entreprise de pige et pourtant, je me trompais. Même si je suis choyée d’avoir de merveilleux clients, il m’arrive de travailler avec de nouvelles personnes que je ne connais pas et qui me trouvent via mon site web ou qui me sont référées, etc.

Je suis toujours heureuse de collaborer avec de nouveaux clients et de rencontrer de nouvelles personnes. Je suis consciencieuse, professionnelle et fière de mon travail. Je suis consciente que malgré mes meilleurs efforts pour produire du travail sans erreurs, il peut y avoir des ajustements à faire de temps en temps. Je fournis pourtant de gros efforts et j’ai une excellente feuille de route. Si un client désire des modifications, je suis toujours prête à les exécuter rapidement et avec le sourire.

J’ai aussi un excellent système de classement pour mes courriers électroniques, documents et instructions et j’ai compris récemment que ceci était une excellente manière de travailler lorsqu’on dirige sa propre entreprise.

Un nouveau client m’a accusée d’avoir fait des erreurs dans un projet et a été très négatif et désagréable dans ses accusations.

Je me sentais mal, et je ne comprenais pas ce qui aurait bien pu se passer avec les projets que j’ai pourtant vérifiés à plusieurs reprises. J’ai donc relu les documents, courriers électroniques et instructions dudit client et j’ai réalisé que le document en question et qui faisait l’objet des accusations avait été préparé par quelqu’un d’autre et que j’avais reçu des instructions spécifiques de ne pas modifier ou changer le texte, mais seulement d’y insérer des images et de copier-coller les coordonnées du client. Les erreurs de frappe ou de retranscription venaient donc de la personne qui avait préparé ce document. Les autres projets demandés avaient été écrits par moi et ne comportaient aucune erreur. On m’a spécifiquement demandé de ne pas vérifier ou modifier l’autre document, mais de simplement y insérer les graphiques et coordonnées.

Je suis d’accord avec le dicton susmentionné, mais je recommanderais quand même aux gens de bien vérifier avant de lancer de telles accusations car j’ai une excellente mémoire et un système de classement hors-pair. Je ne prendrai pas le blâme pour les autres.

 

Please be polite/La politesse, SVP! March 26, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 10:32 pm
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In business, as in so many other areas of life, it is important to be polite. I can understand people being stressed, tired and preoccupied. I can also understand people having a bad day, but I go through these experiences myself and yet I am always able to remain polite and to be nice to the people who surround me.

As a VA, I am lucky. My clients are usually very polite, agreeable and good to work with.

I sometimes work on site for certain clients and must be available for several professionals and help them any way I can. Since my schedule changes and they are often too busy to remember which days I am actually present, I send a short e-mail every Friday, letting them know what days and hours I will be on site for the upcoming week.

This has always been easily accepted and appreciated. I admit, I’ve been told that some of them don’t take time to actually read my e-mail, but they still appreciate receiving the information, just in case. I completely understand this.

However, I was recently surprised to receive an e-mail from one of the professionals who has been getting my notices for 6 months now on a weekly basis. The e-mail went like this:

“Remove me from this mailing list. I am not interested in your schedule.”

Now, had this person simply asked to be removed from the list, I would have obliged immediately without any problem at all. I can understand such a request. Had he added a little word like “please”, it would have been even better. The second sentence was too much and very rude on his part.

I guess having all those credentials after your name really does not make you a better person. Lesson learned.

Please make an effort to be polite. I am on site to help in any way I can. It is my pleasure to do so… and please take note that I am not interested in your inability to be polite.

***

En affaires, comme dans la vie, il est important d’être poli. Je peux comprendre que les gens soient stressés, fatigués et préoccupés. Je peux aussi comprendre que quelqu’un puisse passer une mauvaise journée, car il m’arrive de vivre ce genre de situation aussi. Pourtant, je demeure toujours polie et agréable envers les gens qui m’entourent et avec qui je travaille.

En tant qu’AV, je suis plutôt chanceuse. Mes clients sont habituellement très polis et agréables. J’aime travailler avec eux.

Il m’arrive également de travailler chez des clients où mon rôle est d’être disponible pour les professionnels sur place et les aider du mieux que je peux. Puisque mon horaire est changeant et qu’ils sont souvent beaucoup trop occupés pour se souvenir des dates et heures, je transmets un bref courrier électronique à mon groupe à tous les vendredis afin de préciser les journées et les heures que je serai sur place dans la semaine à venir.

Ce geste a toujours été bien accueilli et apprécié. Je dois admettre que certains m’ont avoué ne pas lire mes messages, mais ils sont quand même contents de recevoir l’information, au cas où.

J’ai par contre été surprise récemment de recevoir un courrier électronique de la part d’un des professionnels qui reçoit mes messages depuis 6 mois maintenant à chaque semaine. Le courriel se lisait ainsi:

« Retirez-moi de cette liste. Je ne suis pas intéressé à connaître votre horaire. »

Cette personne aurait pu simplement demander à être retirée de la liste, point final. J’aurais très bien compris sa demande et je l’aurais fait, sans problèmes. Il aurait pu ajouter un « svp », ce qui aurait déjà été un peu mieux. La deuxième phrase était de trop et très impolie de sa part.

J’ai compris que même si on a des tas de diplômes et de lettres après son nom, ceci ne fait pas de vous une meilleure personne.

Faites un effort pour rester polis. Je suis là pour vous aider et ça me fait plaisir. Je ne suis pas intéressée par votre manque de politesse et de savoir vivre.

 

Being polite is an international thing/La politesse est internationale January 26, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 3:04 pm
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As a Virtual Assistant, my niche is definitely not making or taking phone calls. This is one of the things I most hated about my job when I worked in an office full time. However, sometimes I have no choice and/or I get a particular request and so I have to make telephone calls for certain people in order for projects to move forward.

 I recently had to call the Embassy for a certain far far far away country. Their Embassy is located in Ottawa.

 Now, I am aware and respectful of other cultures and countries. When I travel, I try my best to learn a few words or phrases and to communicate in the local language and participate in their customs. I am interested in the particularities of other populations. I also think that when you work for your country’s embassy and you are in another country, you need to be polite because you are dealing with the public and with people who need information and/or assistance. You also need to be somewhat available.

 When I called this particular Embassy, I was greeted by a very long recorded message in their language, followed by a very brief message in English asking me to call back between 3 and 4 PM, Monday through Friday if I had any questions regarding Visa applications. The message then gave the extension number for the receptionist.

 I dialled the number only to listen to endless ringing and to be “dumped” back into the system where I had to listen to the initial message over and over again. When the receptionist finally answered my call, she seemed angry, bothered and was very uncooperative. For the record, I called a few times and every time this person had a negative attitude. She would insist that I call another extension and tell me that this department or that department only worked from 3 to 4 PM. She then became angry with me when I asked her if they only worked one hour per day and yelled at me that they worked all day long but only took phone calls from 3 to 4 PM in order to be able to do their jobs!

 I remained polite but what I really wanted to tell her is that when I work on site for a client at the office and I am there from 9 AM to 6 PM, I answer the phones all day long WHILE I do my job, and this is the case for most offices in our country. Business does not only happen between 3 and 4 PM and there are urgent matters that cannot always wait.

 Besides, I tried to call them between 3 and 4 PM and either got a constant busy signal or a message telling me that their voicemail was full and to call back the next day!

 To me, this is ridiculous. It is bad customer service and a very bad image for this country.

 Beyond customs and habits, you must adapt to your surroundings. As they say, when in Rome…

 ***

 En tant qu’adjointe virtuelle, ma spécialité n’est définitivement pas de placer ou de prendre des appels téléphoniques. C’est en fait une des tâches que je détestais le plus lorsque je travaillais à temps plein comme adjointe dans un bureau. Toutefois, il y a parfois des situations où je n’ai pas le choix et/ou je reçois des demandes et je dois faire des appels et du suivi afin de faire avancer un dossier.

 Récemment, j’ai du entrer en contact avec l’ambassade d’un certain pays très, très, très lointain. Leur ambassade est située à Ottawa.

 Je suis respectueuse des autres cultures et pays. Lorsque je voyage, je fais un effort pour apprendre quelques mots ou phrases et communiquer dans la langue du pays. Je suis intéressée par les particularités et coutumes des populations étrangères. Par contre, je pense aussi que lorsque vous travaillez pour l’ambassade de votre pays et que vous êtes dans notre pays, il est important d’être poli puisque vous répondez au public et à des gens qui ont besoin d’information et/ou d’assistance. Il vous faut aussi être disponible.

 Lorsque j’ai téléphoné à cet ambassade, j’ai été accueillie par un très long message dans leur langue, suivi d’un bref message en anglais me demandant de rappeler entre 15 h et 16 h, du lundi au vendredi si ma question concernait les Visas. Le message donnait ensuite le numéro de poste de la réceptionniste.

 J’ai composé le numéro de la réceptionniste pour entendre des sonneries interminables sans obtenir de réponse. J’ai ensuite été redirigée automatiquement vers le long message initial à répétition. Lorsque la réceptionniste a finalement répondu à mon appel, elle semblait en colère, contrariée et très peu disposée à m’aider. J’ai appelé à quelques reprises et chaque fois cette personne avait une attitude très négative et désagréable à mon égard. Elle insistait pour que j’appelle à un autre numéro de poste mais ajoutait que ces gens ne travaillaient qu’entre 15 h et 16 h. Elle se fâchait ensuite et élevait la voix lorsque je lui demandais s’ils ne travaillaient qu’une heure par jour. Elle me disait qu’ils travaillent toute la journée mais ne prennent les appels qu’une heure par jour afin de pouvoir faire leur travail.

 Je suis demeurée polie mais j’avais très envie de lui dire que lorsque je travaille sur place pour un client au bureau et que j’y suis de 9 h à 18 h, je réponds à tous les appels PENDANT que je fais mon travail et que ceci est vrai pour la plupart des bureaux d’affaires au pays. Les affaires ne se passent pas strictement entre 15 h et 16 h et il y a des cas urgents qui ne peuvent pas attendre.

 De plus, j’avais déjà tenté de les appeler entre 15 h et 16 h et je n’obtenais qu’une ligne engagée à répétition ou un message me disant que leur boîte vocale était pleine et de rappeler le lendemain!

 Ceci est ridicule. Ce n’est pas un bon service à la clientèle et c’est une très mauvaise image pour ce pays.

 Au delà des coutumes et mœurs, il faut savoir s’adapter à son environnement. Comme ils disent: À Rome, fais comme les Romains…

 

Why your VA needs a vacation too/L’importance des vacances pour votre adjointe virtuelle January 11, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 4:40 pm
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I recently sent out my planned vacation calendar to my clients to help them schedule their projects more efficiently and to inform them of times when I will not be available. When I go on vacation, I have colleague VAs who can take care of any emergencies or projects that absolutely cannot wait for my return. I don’t leave my clients hanging. I always appreciate it when people that I work with take the time to let me know when they will be unavailable.

The first year that I worked as a VA, I never took any time off. I waited too long to plan my vacation time and was left working at my desk, alone, while my family enjoyed their summer activities. My daughter planned outings with her friends and short weekend trips and my husband toured the Province with one of his Quad buddies.

I ended up tired, overworked and lonely. It was hard for me to muster up the energy I needed to continue serving my clients in a professional and effective manner. With the help of my friend and coach, I understood that in order to continue being an available, fabulous VA, I have to take some time for myself and recharge my batteries.

I work hard for my clients and I love every minute of it. I deserve the time I take for some R&R.

An energized, rested VA is a happy and productive VA.

***

Je viens d’envoyer mon calendrier des congés planifiés pour 2010 à mes clients afin de les aider dans la planification de nos projets et de les informer des moments où je ne serai pas disponible. Lorsque je suis en congé ou en vacances, j’ai des collègues adjointes virtuelles qui peuvent s’occuper des urgences et de tout projet qui ne peut absolument pas attendre mon retour au poste. Je ne laisse pas mes clients en plan, et j’apprécie toujours quand les gens avec qui je travaille prennent le temps de m’informer des moments où ils ne seront pas disponibles.

Au cours de ma première année comme AV, je ne prenais jamais de congés. J’ai attendu beaucoup trop  longtemps avant de planifier mes vacances et comme résultat, je suis restée à mon bureau, seule, alors que ma famille profitait des activités estivales. Ma fille s’organisait des sorties et de petits voyages avec ses ami(e)s et mon conjoint est parti parcourir la province avec un de ses amis en VTT pendant que moi, je m’ennuyais et je travaillais.

Je me suis retrouvée fatiguée, débordée et isolée. C’était difficile pour moi de retrouver l’énergie dont j’avais tant besoin afin de pouvoir continuer à servir mes clients de manière efficace et professionnelle. En suivant les bons conseils de mon amie et coach, j’ai compris que pour continuer à être une AV disponible et fantastique, il me fallait prendre du temps pour moi et refaire le plein d’énergie.

Je travaille fort pour mes clients et j’apprécie chaque minute. Je mérite du temps pour me reposer et recharger mes batteries.

Une AV énergisée et reposée est une AV heureuse et productive.

 

I don’t like lazy people/Je n’aime pas les gens paresseux June 25, 2009

Filed under: Uncategorized — matamich @ 2:12 pm
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Human nature tends to find and take the easy route. Even I sometimes feel this way. But I always suck it up and make the effort that is required to do things right or in a timely fashion. I have come to learn that procrastinating, or putting jobs off until later is never a good decision. If the job is hard or boring or simply not much fun, then better to get it done quickly and have more free time later, right?

I also think that if you do something, you should do it well.

Therefore, it drives me crazy to see laundry that has been washed, dried but then left sitting in the dryer for days. Or boots and shoes and clothing that have been left to lie where they dropped. Or half finished renovation projects that remain that way sometimes for over a year. I don’t like it when someone promises to take care of cleaning one small room every week and yet I regularly notice that weeks have gone by without the task actually getting done. It makes me crazy when someone promises to rinse out the dirty tub after their bath, actually making a point to say it out loud, and then simply don’t get around to it.

I could go on, but you get the point.

Lazy is not sexy or attractive. Ever. Be proactive. Do things. Make good on your promises. Take care of business. Finish what you start and always do it well.

***

La nature humaine tend vers la voie la plus facile et je ne suis pas étrangère à ceci. Souvent, j’aimerais faire le moindre effort et me reposer, mais je me pousse à faire ce qui est requis afin de compléter mes tâches, projets, responsabilités d’une manière rapide et efficace. L’expérience m’a appris que la procrastination, ou le fait de remettre à plus tard n’est jamais une bonne décision. Si la tâche est ardue ou ennuyante ou tout simplement casse-pied, vaut mieux la compléter tout de suite pour avoir du temps libre pour nos loisirs plus tard, non?

Je crois aussi que si ça vaut la peine de faire quelque chose, alors ça vaut la peine de BIEN le faire.

Je déteste constater qu’on a fait laver des vêtements, qu’on les a fait sécher mais qu’ils ont ensuite été oubliés dans la sécheuse pendant des jours. Idem pour les bottes, chaussures ou vêtements qui ont été laissés là où on les a retirés. Même chose pour les projets de rénovations qui sont à moitié terminés et qui le demeurent parfois pour plus d’un an. Je n’aime pas quand on promet de nettoyer une petite pièce à chaque semaine et que je constate ensuite que ladite pièce n’a pas été touchée pendant plusieurs semaines en ligne. Ça me rend dingue quand on promet de rincer le bain, qu’on l’annonce haut et fort telle une noble intention, et puis le bain reste sale pour la prochaine personne à s’en servir (en l’occurrence, moi).

Je pourrais continuer, mais je sais que vous saisissez.

La paresse n’est pas une caractéristique sexy ou attrayante. Jamais. Soyez proactifs. Faites des choses. Tenez vos promesses. Faites ce que vous devez faire. Terminez ce que vous commencez et surtout, faites le bien.