Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Being a VA is not for everyone – Le métier d’AV n’est pas pour tout le monde June 10, 2011

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 11:54 am
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I love being a VA although I must admit that when I first thought about doing this, I did not realize everything it involved, including the administrative side, the PR, networking, keeping my books in order, making sure my paperwork and dues are paid to the government on time, building a team to support me, working ON my business as well as IN my business.

It also takes a particular type of person to be able to work from home and have the necessary discipline, energy and organization to pull it off. Someone who is not easily distracted by the lovely weather, an interesting television show, the daily shenanigans of their family and friends, or the overwhelming desire to be gardening, biking, reading, baking, etc.

Lately, I’ve heard many people expressing the desire to become “virtual” like me. They want to work from home and have their own freelance business. They want to be able to do what they want, when they want, and be their own boss.

Well, not just anyone with a computer and Wi-Fi can do this job.

Do they have experience and expertise? Are they an expert in a particular field or niche? Do they have what it takes to run a business? Can they deal with the ups and downs of freelance work and unstable earnings? Can they deal with clients? Can they deal with having no benefits, no paid vacation, not being eligible for unemployment? Do they have an entrepreneur mindset? Do they think that friends will send them work or that projects will just appear without much effort at all?

Not just anyone can be a VA or be happy doing this type of work. People who think that a VA business will run itself and that work will just appear with no effort are in for a rude awakening.

The funny thing is that I see more of these wannabes when the summer arrives. I think they believe that working from home is some kind of vacation, which is somewhat insulting for all the hardworking VAs for whom it is difficult  to even schedule a vacation at times.

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Le métier d’AV n’est pas pour tout le monde

J’adore être une adjointe virtuelle. Je dois cependant admettre que lorsque j’ai initialement songé à faire ce travail, je ne réalisais pas l’ampleur de ce que j’aurais à faire, incluant le côté administratif, les relations publiques, le réseautage, la comptabilité, les remises au gouvernement qui doivent être faites à temps, le suivi des papiers importants, me bâtir une équipe de collaborateurs, le fait de travailler SUR mon entreprise et non seulement DANS mon entreprise.

Pour travailler de la maison il faut avoir de la discipline, de l’énergie et un bon sens de l’organisation. Il ne faut pas se laisser facilement distraire par la belle température, une émission de télé intéressante, les déboires quotidiens de la famille et des amis, ou le désir irrésistible d’aller jardiner, faire du vélo, lire, cuisiner, etc.

Récemment, j’entends plusieurs personnes exprimer le désir de devenir « virtuelles » comme moi. Elles veulent travailler de la maison et avoir leur propre entreprise de pige. Elles veulent pouvoir faire ce qu’elles veulent, quand elles le veulent, et être leur propre patron.

Il ne suffit pas d’avoir un ordinateur et un réseau sans fil pour bien performer en tant qu’AV.

Ont-elles toutes l’expérience et l’expertise nécessaires pour le faire? Sont-elles expertes dans un domaine particulier ou une spécialité? Savent-elles comment gérer une entreprise? Peuvent-elles bien composer avec les hauts et les bas de projets et de revenus instables? Peuvent-elles composer avec les clients? Peuvent-elles composer avec le fait de ne plus avoir de bénéfices marginaux, ne plus être éligibles à l’assurance-emploi, ne plus avoir de congés payés, etc.? Ont-elles une personnalité d’entrepreneure? Pensent-elles que les ami(e)s vont leur fournir du travail ou que les projets apparaitront sans effort?

Ne s’improvise pas adjointe virtuelle qui le veut. Ce travail ne peut pas rendre tout le monde heureux. Celles qui croient qu’une entreprise d’AV se gère toute seule et que les projets arriveront comme par magie auront un réveil plutôt brutal.

Ce qui me fait rire, c’est la recrudescence de ces AVs en devenir lorsque l’été arrive. Je crois qu’elles pensent que travailler de la maison c’est comme des vacances. C’est un peu insultant pour toutes les AVs qui travaillent très fort et ont même parfois de la difficulté à fixer des vacances.

 

Please be polite/La politesse, SVP! March 26, 2010

Filed under: Virtual Assistance/Assistance Virtuelle — matamich @ 10:32 pm
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In business, as in so many other areas of life, it is important to be polite. I can understand people being stressed, tired and preoccupied. I can also understand people having a bad day, but I go through these experiences myself and yet I am always able to remain polite and to be nice to the people who surround me.

As a VA, I am lucky. My clients are usually very polite, agreeable and good to work with.

I sometimes work on site for certain clients and must be available for several professionals and help them any way I can. Since my schedule changes and they are often too busy to remember which days I am actually present, I send a short e-mail every Friday, letting them know what days and hours I will be on site for the upcoming week.

This has always been easily accepted and appreciated. I admit, I’ve been told that some of them don’t take time to actually read my e-mail, but they still appreciate receiving the information, just in case. I completely understand this.

However, I was recently surprised to receive an e-mail from one of the professionals who has been getting my notices for 6 months now on a weekly basis. The e-mail went like this:

“Remove me from this mailing list. I am not interested in your schedule.”

Now, had this person simply asked to be removed from the list, I would have obliged immediately without any problem at all. I can understand such a request. Had he added a little word like “please”, it would have been even better. The second sentence was too much and very rude on his part.

I guess having all those credentials after your name really does not make you a better person. Lesson learned.

Please make an effort to be polite. I am on site to help in any way I can. It is my pleasure to do so… and please take note that I am not interested in your inability to be polite.

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En affaires, comme dans la vie, il est important d’être poli. Je peux comprendre que les gens soient stressés, fatigués et préoccupés. Je peux aussi comprendre que quelqu’un puisse passer une mauvaise journée, car il m’arrive de vivre ce genre de situation aussi. Pourtant, je demeure toujours polie et agréable envers les gens qui m’entourent et avec qui je travaille.

En tant qu’AV, je suis plutôt chanceuse. Mes clients sont habituellement très polis et agréables. J’aime travailler avec eux.

Il m’arrive également de travailler chez des clients où mon rôle est d’être disponible pour les professionnels sur place et les aider du mieux que je peux. Puisque mon horaire est changeant et qu’ils sont souvent beaucoup trop occupés pour se souvenir des dates et heures, je transmets un bref courrier électronique à mon groupe à tous les vendredis afin de préciser les journées et les heures que je serai sur place dans la semaine à venir.

Ce geste a toujours été bien accueilli et apprécié. Je dois admettre que certains m’ont avoué ne pas lire mes messages, mais ils sont quand même contents de recevoir l’information, au cas où.

J’ai par contre été surprise récemment de recevoir un courrier électronique de la part d’un des professionnels qui reçoit mes messages depuis 6 mois maintenant à chaque semaine. Le courriel se lisait ainsi:

« Retirez-moi de cette liste. Je ne suis pas intéressé à connaître votre horaire. »

Cette personne aurait pu simplement demander à être retirée de la liste, point final. J’aurais très bien compris sa demande et je l’aurais fait, sans problèmes. Il aurait pu ajouter un « svp », ce qui aurait déjà été un peu mieux. La deuxième phrase était de trop et très impolie de sa part.

J’ai compris que même si on a des tas de diplômes et de lettres après son nom, ceci ne fait pas de vous une meilleure personne.

Faites un effort pour rester polis. Je suis là pour vous aider et ça me fait plaisir. Je ne suis pas intéressée par votre manque de politesse et de savoir vivre.