Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Do you arrive empty-handed? June 30, 2015

hostess-gift

When invited to someone’s home for a meal, a party, a cocktail, an event, even if the host/hostess tells you that you don’t need to bring anything, do you arrive empty-handed?

As a rule, I always bring something. If I am not required to contribute a dish in a pot-luck setting, and am not asked to bring my own wine, I still bring an extra bottle for the hosts, something I have baked, flowers, a kitchen gadget, some artfully arranged and colorful dishcloths, a book, a toy for the family pet, something!

When I receive guests, I am surprised to see that I usually get nothing, except from one or two close friends who always bring something nice. I don’t entertain very often. My house is small and it’s difficult to find a date when my husband is at home and not out riding his motorcycle and our potential guests are available to come over. I also cherish my privacy and quiet time. But when I do, I can plan, prepare and serve a kickass brunch for 10, supper for 8 and the food will be good, the table will be beautiful, everyone will eat at the same time, their meal will be hot and there will be plenty for everyone.

And yet I usually receive no hostess gift to thank me for my hospitality, my food, and the effort I put into making it an overall great experience.

Is the host/hostess gift a dying tradition? Has etiquette changed? Or do most of my guests simply not care?

Advertisements
 

Please be polite/La politesse, SVP! March 26, 2010

In business, as in so many other areas of life, it is important to be polite. I can understand people being stressed, tired and preoccupied. I can also understand people having a bad day, but I go through these experiences myself and yet I am always able to remain polite and to be nice to the people who surround me.

As a VA, I am lucky. My clients are usually very polite, agreeable and good to work with.

I sometimes work on site for certain clients and must be available for several professionals and help them any way I can. Since my schedule changes and they are often too busy to remember which days I am actually present, I send a short e-mail every Friday, letting them know what days and hours I will be on site for the upcoming week.

This has always been easily accepted and appreciated. I admit, I’ve been told that some of them don’t take time to actually read my e-mail, but they still appreciate receiving the information, just in case. I completely understand this.

However, I was recently surprised to receive an e-mail from one of the professionals who has been getting my notices for 6 months now on a weekly basis. The e-mail went like this:

“Remove me from this mailing list. I am not interested in your schedule.”

Now, had this person simply asked to be removed from the list, I would have obliged immediately without any problem at all. I can understand such a request. Had he added a little word like “please”, it would have been even better. The second sentence was too much and very rude on his part.

I guess having all those credentials after your name really does not make you a better person. Lesson learned.

Please make an effort to be polite. I am on site to help in any way I can. It is my pleasure to do so… and please take note that I am not interested in your inability to be polite.

***

En affaires, comme dans la vie, il est important d’être poli. Je peux comprendre que les gens soient stressés, fatigués et préoccupés. Je peux aussi comprendre que quelqu’un puisse passer une mauvaise journée, car il m’arrive de vivre ce genre de situation aussi. Pourtant, je demeure toujours polie et agréable envers les gens qui m’entourent et avec qui je travaille.

En tant qu’AV, je suis plutôt chanceuse. Mes clients sont habituellement très polis et agréables. J’aime travailler avec eux.

Il m’arrive également de travailler chez des clients où mon rôle est d’être disponible pour les professionnels sur place et les aider du mieux que je peux. Puisque mon horaire est changeant et qu’ils sont souvent beaucoup trop occupés pour se souvenir des dates et heures, je transmets un bref courrier électronique à mon groupe à tous les vendredis afin de préciser les journées et les heures que je serai sur place dans la semaine à venir.

Ce geste a toujours été bien accueilli et apprécié. Je dois admettre que certains m’ont avoué ne pas lire mes messages, mais ils sont quand même contents de recevoir l’information, au cas où.

J’ai par contre été surprise récemment de recevoir un courrier électronique de la part d’un des professionnels qui reçoit mes messages depuis 6 mois maintenant à chaque semaine. Le courriel se lisait ainsi:

« Retirez-moi de cette liste. Je ne suis pas intéressé à connaître votre horaire. »

Cette personne aurait pu simplement demander à être retirée de la liste, point final. J’aurais très bien compris sa demande et je l’aurais fait, sans problèmes. Il aurait pu ajouter un « svp », ce qui aurait déjà été un peu mieux. La deuxième phrase était de trop et très impolie de sa part.

J’ai compris que même si on a des tas de diplômes et de lettres après son nom, ceci ne fait pas de vous une meilleure personne.

Faites un effort pour rester polis. Je suis là pour vous aider et ça me fait plaisir. Je ne suis pas intéressée par votre manque de politesse et de savoir vivre.

 

Being polite is an international thing/La politesse est internationale January 26, 2010

As a Virtual Assistant, my niche is definitely not making or taking phone calls. This is one of the things I most hated about my job when I worked in an office full time. However, sometimes I have no choice and/or I get a particular request and so I have to make telephone calls for certain people in order for projects to move forward.

 I recently had to call the Embassy for a certain far far far away country. Their Embassy is located in Ottawa.

 Now, I am aware and respectful of other cultures and countries. When I travel, I try my best to learn a few words or phrases and to communicate in the local language and participate in their customs. I am interested in the particularities of other populations. I also think that when you work for your country’s embassy and you are in another country, you need to be polite because you are dealing with the public and with people who need information and/or assistance. You also need to be somewhat available.

 When I called this particular Embassy, I was greeted by a very long recorded message in their language, followed by a very brief message in English asking me to call back between 3 and 4 PM, Monday through Friday if I had any questions regarding Visa applications. The message then gave the extension number for the receptionist.

 I dialled the number only to listen to endless ringing and to be “dumped” back into the system where I had to listen to the initial message over and over again. When the receptionist finally answered my call, she seemed angry, bothered and was very uncooperative. For the record, I called a few times and every time this person had a negative attitude. She would insist that I call another extension and tell me that this department or that department only worked from 3 to 4 PM. She then became angry with me when I asked her if they only worked one hour per day and yelled at me that they worked all day long but only took phone calls from 3 to 4 PM in order to be able to do their jobs!

 I remained polite but what I really wanted to tell her is that when I work on site for a client at the office and I am there from 9 AM to 6 PM, I answer the phones all day long WHILE I do my job, and this is the case for most offices in our country. Business does not only happen between 3 and 4 PM and there are urgent matters that cannot always wait.

 Besides, I tried to call them between 3 and 4 PM and either got a constant busy signal or a message telling me that their voicemail was full and to call back the next day!

 To me, this is ridiculous. It is bad customer service and a very bad image for this country.

 Beyond customs and habits, you must adapt to your surroundings. As they say, when in Rome…

 ***

 En tant qu’adjointe virtuelle, ma spécialité n’est définitivement pas de placer ou de prendre des appels téléphoniques. C’est en fait une des tâches que je détestais le plus lorsque je travaillais à temps plein comme adjointe dans un bureau. Toutefois, il y a parfois des situations où je n’ai pas le choix et/ou je reçois des demandes et je dois faire des appels et du suivi afin de faire avancer un dossier.

 Récemment, j’ai du entrer en contact avec l’ambassade d’un certain pays très, très, très lointain. Leur ambassade est située à Ottawa.

 Je suis respectueuse des autres cultures et pays. Lorsque je voyage, je fais un effort pour apprendre quelques mots ou phrases et communiquer dans la langue du pays. Je suis intéressée par les particularités et coutumes des populations étrangères. Par contre, je pense aussi que lorsque vous travaillez pour l’ambassade de votre pays et que vous êtes dans notre pays, il est important d’être poli puisque vous répondez au public et à des gens qui ont besoin d’information et/ou d’assistance. Il vous faut aussi être disponible.

 Lorsque j’ai téléphoné à cet ambassade, j’ai été accueillie par un très long message dans leur langue, suivi d’un bref message en anglais me demandant de rappeler entre 15 h et 16 h, du lundi au vendredi si ma question concernait les Visas. Le message donnait ensuite le numéro de poste de la réceptionniste.

 J’ai composé le numéro de la réceptionniste pour entendre des sonneries interminables sans obtenir de réponse. J’ai ensuite été redirigée automatiquement vers le long message initial à répétition. Lorsque la réceptionniste a finalement répondu à mon appel, elle semblait en colère, contrariée et très peu disposée à m’aider. J’ai appelé à quelques reprises et chaque fois cette personne avait une attitude très négative et désagréable à mon égard. Elle insistait pour que j’appelle à un autre numéro de poste mais ajoutait que ces gens ne travaillaient qu’entre 15 h et 16 h. Elle se fâchait ensuite et élevait la voix lorsque je lui demandais s’ils ne travaillaient qu’une heure par jour. Elle me disait qu’ils travaillent toute la journée mais ne prennent les appels qu’une heure par jour afin de pouvoir faire leur travail.

 Je suis demeurée polie mais j’avais très envie de lui dire que lorsque je travaille sur place pour un client au bureau et que j’y suis de 9 h à 18 h, je réponds à tous les appels PENDANT que je fais mon travail et que ceci est vrai pour la plupart des bureaux d’affaires au pays. Les affaires ne se passent pas strictement entre 15 h et 16 h et il y a des cas urgents qui ne peuvent pas attendre.

 De plus, j’avais déjà tenté de les appeler entre 15 h et 16 h et je n’obtenais qu’une ligne engagée à répétition ou un message me disant que leur boîte vocale était pleine et de rappeler le lendemain!

 Ceci est ridicule. Ce n’est pas un bon service à la clientèle et c’est une très mauvaise image pour ce pays.

 Au delà des coutumes et mœurs, il faut savoir s’adapter à son environnement. Comme ils disent: À Rome, fais comme les Romains…