Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Collaboration not competition/La collaboration, pas la compétition September 9, 2009

collaboration Let’s work together

Business is an area where competition seems to be the way to go and yet, I disagree. Perhaps it is because the Virtual Assistance business is largely made up of women? Perhaps it is because people have finally learned their lesson and realize that it is better to work together than to compete?

I think that a good VA should collaborate with colleagues, become part of a network or group and learn to enjoy helping other VAs, recommending them, working with them, without having to worry about stolen clients, missed opportunities or the dreaded competitive attack of another VA.

I don’t want to put other VAs out of business, take their clients and projects from them or focus all my energy into convincing everyone that I am better than the rest. I believe in myself. I believe that we each have our niche(s), our talents and our style. I believe that there is enough work out there for all good VAs to make a living and enjoy teaming up when possible.

I believe in collaboration, not competition.

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Travaillons ensemble

Les monde des affaires en est un où la compétition semble être chose commune et pourtant, j’ose exprimer mon désaccord. C’est peut être parce que le domaine de l’Assistance Virtuelle est largement dominé par les femmes? Ou alors les gens ont enfin compris la leçon et se rendent compte qu’il est beaucoup mieux de collaborer que de faire compétition?

Je crois qu’une bonne adjointe virtuelle devrait collaborer avec ses collègues, faire partie d’un réseau ou d’un groupe et apprendre à aider les autres AVs, recommander leurs services, travailler avec elles et ce sans avoir à craindre les clients volés, les occasions ratées et l’attaque sournoise d’une autre AV.

Mon objectif n’est pas de forcer d’autres AVs à fermer leurs portes, ni de prendre leur clients et/ou leurs projets et encore moins de concentrer toutes mes énergies à tenter de convaincre tout le monde que je suis meilleure que les autres. Je crois en moi. Je crois fermement que nous avons toutes nos spécialités, nos talents et notre style. Je crois qu’il y a suffisamment de travail pour que toutes les bonnes AVs puissent gagner leur vie et avoir le plaisir de travailler en équipe quand l’occasion se présente.

Je prône la collaboration et non la compétition.

 

I feel so used/Ne vous servez pas de moi August 26, 2009

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As a Virtual Assistant, I am asked to produce bids and quotes for various projects on a regular basis. This is a normal part of my job. What I don’t appreciate are people who ask me for detailed bids/quotes on specific jobs, question me about my rates and the way I work, grill me on my methods and then never contact me again but reappear somewhere down the line, working for a client as a Virtual Assistant and using all my information, methods and/or my exact bid or quote!

I understand that a great way to learn to be a good VA is to watch others who are successful in their niche, but please be honest when you want or need information to help you in your business. Usually, it will be my pleasure to give you a hand.

It is not my job to put in all the leg work for a difficult bid or quote that you have been asked to produce.

Please don’t use me.

 

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Ne vous servez pas de moi

En tant qu’adjointe virtuelle, on me demande souvent de produire des soumissions et des coûts pour divers projets. Ceci est un aspect normal de mon travail. Ce que j’apprécie beaucoup moins, ce sont les gens qui me posent plusieurs questions afin d’obtenir une soumission détaillée et des coûts ventilés sur des projets particuliers, me posent des questions sur mes tarifs et m’interrogent sur mes méthodes de travail, pour ensuite ne plus jamais communiquer avec moi et réapparaître en bout de ligne, en tant qu’adjointe virtuelle offrant des services à un client en utilisant mon information, mes méthodes et/ou ma soumission exacte!

Je comprends qu’il est bon d’apprendre à être une excellente AV en observant celles qui ont du succès et qui réussissent dans leur spécialité, mais soyez honnêtes lorsque vous avez besoin d’assistance ou d’information pour vous aider dans votre travail. La plupart du temps, il me fera plaisir de vous donner un coup de main.

Par contre, je n’ai pas à faire le travail à votre place lorsque vous avez une soumission à produire pour un client.

Ne vous servez pas de moi.

 

Bids, quotes and waiting/Soumissions, estimés et attente August 18, 2009

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Don’t leave me hanging

As a Virtual Assistant, I regularly have clients ask for bids, quotes and estimates on certain jobs before they give me the go-ahead. When it is a small quote, this is really no problem. However sometimes, giving an adequate bid or quote takes time, research, calculations and a whole lot of organizing. Often, the client wants and/or needs this bid urgently, so it is not rare to end up having to put in overtime and work late to deliver a professional and realistic quote on time.

My bids and quotes are free. They are part of my job and offering them without charge is my way of showing clients that I am a true professional, I know my work and my job and they can feel confident.

What I really hate, is when I do all this work to get a good, solid quote to a client in a timely fashion, and then I just don’t hear from them for the longest time and sometimes I never hear from them again.

I do realize that shopping around is your right and it is also a smart thing to do. I do the same. But one thing sets me apart from many others. When I make my decision, I always notify everyone who worked to give me a quote or bid for a job or a product. Whether the decision is positive or negative, I let them know and I expect the same courtesy for myself. If your project is cancelled or put on ice for awhile, I can understand that as well. It happens to all of us. Just tell me and I’ll put your file aside and wait to hear from you when things are back on track.

You see, letting me know will help with my planning and show me that even if you do not choose me, my efforts were appreciated and you respect my time. Who knows? Perhaps we will have the chance to work together sometime down the line? If you responded to my quote, then I already know that we are looking at a potentially great VA-Client relationship.

Be consistent, follow through. It reflects well on you.

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Ne me laissez pas en plan.

En tant qu’adjointe virtuelle, j’ai des clients potentiels qui me demandent régulièrement des soumissions, estimés et prix pour certains projets avant de m’autoriser à procéder. Lorsqu’il s’agit d’un petit estimé, il n’y a aucun problème. Par contre, un bon estimé demande parfois du temps, de la recherche, des calculs et de l’organisation. Souvent, le client veut /doit avoir sa soumission en urgence, il n’est donc pas rare de me retrouver en train de faire des heures supplémentaires et de travailler tard afin de pouvoir livrer une soumission réaliste et professionnelle rapidement.

Mes estimés sont gratuits. C’est un service qui fait partie de mon travail et de les offrir sans frais est un peu ma façon de montrer aux clients que je suis une vraie professionnelle qui connaît son travail et avec laquelle ils peuvent se sentir en confiance.

Ce que je n’aime pas du tout, c’est quand je fais tout ce travail afin de produire un estimé qui se tient et de le livrer à courte échéance, et puis je n’entends plus parler du client pendant très longtemps et parfois, je n’ai plus de nouvelles du tout.

Je comprends qu’il est bon de magasiner et comparer. Je fais la même chose. Sauf que ce qui me distingue des autres c’est qu’une fois ma décision prise, j’avise toutes les personnes/entreprises qui ont produit une soumission pour moi pour du travail ou un produit. Que la réponse soit positive ou négative, ils sont avisés et je m’attends à cette même courtoisie pour moi-même. Si votre projet est annulé ou mis sur la glace, je peux très bien comprendre. Ceci m’arrive aussi. Dites-moi tout simplement ce qui se passe et je mettrai votre projet de côté en attendant d’avoir de vos nouvelles un peu plus tard lorsque tout sera de nouveau en marche.

Le fait de m’aviser m’aidera dans ma planification et me démontrera que, même si vous ne me choisissez pas pour un projet en particulier, vous appréciez mes efforts et vous respectez mon temps. Qui sait, nous aurons peut être un jour le plaisir de collaborer ensemble sur un projet futur? Et si vous répondez à ma soumission, je sais déjà que nous avons de bonnes chances d’avoir une très belle relation AV-Client.

Assurez un suivi, ça reflète bien sur vous.

 

24/7 service and impossibly low rates = zero credibility – Service 24 heures/7 jours et prix incroyablement bas = crédibilité zéro July 30, 2009

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The other day, I received an offer via e-mail for freelance translation services from a person who guaranteed almost 24 hour service (from 4 AM to midnight), a ridiculously low rate and an incredible return speed on completed projects.

This is incredible, indeed. In a market where freelancers are offering more and more business and services that are on the high end of technology and cater to the needs and busy schedules of entrepreneurs, such an offer says one thing to me: zero credibility.

Unless this freelancer is in fact a business owner with employees working on different shifts, how can he maintain such an offer at such a low rate? And even if this is the case, why offer such a low rate for true quality work?

The answer to this question can often be found by simply reading the projects that were done by this person. Quality and style are often seriously lacking, not to mention the mistakes that are left in the documents!

My rates are not among the highest. They are average. My services are not available 24h per day but I am flexible and have a keen sense of urgency and a great respect for deadlines. My speed is impressive, but I do take the time to produce a quality document that has been revised and that reflects my client’s image and needs.

I take great pride in my customer service and excellence is something you must pay for. Do not be influenced by so-called experts who offer you the moon and the sky in order to hook you, but on whom you cannot count to obtain a result that meets your needs and expectations, as well as what you deserve.

Be careful when it sounds too good to be true.

 

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L’autre jour, j’ai reçu une offre pour des services de traduction à la pige provenant d’une personne qui garantissait un service quasi 24 heures (ouvert de 4 h AM à minuit), un prix dérisoire et une vitesse incroyable de retour de projets complétés.

Justement, incroyable. Dans un marché où les pigistes prennent de plus en plus de place et offrent des services qui sont à la fine pointe de la technologie et des besoins et horaires chargés des entrepreneurs, une telle offre ne me dit qu’une chose : crédibilité zéro.

À moins d’avoir une véritable entreprise avec plusieurs employés travaillant sur différents quarts de travail, comment soutenir un tel service à un coût si bas? Et plus encore, pourquoi offrir un tarif si bas pour un véritable service de qualité?

Souvent, nous obtenons notre réponse en lisant les textes qui ont été traduits via ce genre de service beau, bon et pas cher. La qualité et le style laissent à désirer, sans compter les erreurs qui s’y glissent!

Mes prix ne sont pas parmi les plus élevés. Je suis dans la moyenne. Mes services ne sont pas disponibles 24h par jour mais je suis flexible et j’ai un excellent sens de l’urgence et des échéanciers à respecter. Ma vitesse d’exécution est impressionnante, mais je prends quand même le temps qu’il faut pour produire un document qui est bien fait, révisé et qui correspond à l’image et aux besoins de mon client.

Mon service est ma fierté et l’excellence, ça se paye. Ne vous laissez pas influencer par les soi-disant experts qui vous offrent mer et monde pour vous accrocher, mais sur qui vous ne pourrez pas compter pour avoir un résultat à la hauteur de vos attentes et de ce que vous méritez.

Quand c’est trop beau pour être vrai, il faut se méfier.

 

You’re a what?/Vous faites quoi? July 23, 2009

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It’s amazing how many times I get this question when I tell people that I am a Virtual Assistant. What truly amazes me is that in this day and age of technology, computers, internet and high speed everything, there are still people who don’t get that this is a logical step in the work force and in smart business.

I have to repeat, slowly, that I am a Virtual Assistant, and then enumerate the things that I do. Sadly, they often end up cutting me off to say “Oh, so you’re a secretary…” or something equally as inappropriate. Well, yes, I AM a secretary of sorts. But I am also an entrepreneur, a businesswoman, an executive and an assistant. In my case, I am a translator, transcriber, ghostwriter, proofreader, corrector and event organizer at times. I am a bookkeeper, filing clerk, high speed typist, internet research wizard, networking newbie in the process of learning, website diva and so much more.

I am the present and the future of the work force. A great Virtual Assistant is definitely someone you need to get to know! Trust me, you will never regret it.

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Il est toujours un peu surprenant de constater combien de fois on me pose cette question lorsque je dis que je suis une adjointe virtuelle. En fait, ce qui me surprend le plus c’est qu’en cette ère de technologie, ordinateurs, internet et haute vitesse pour tout, il existe encore des gens qui ne comprennent pas que la venue des adjointes virtuelles est une étape logique pour le marché du travail et pour les entrepreneurs qui ont une vision d’avenir.

Je dois répéter, lentement, que je suis une adjointe virtuelle et ensuite énumérer une liste des tâches que j’accomplis. Trop souvent, on me coupe la parole pour dire : « Ah, alors vous êtes une secrétaire… » ou autre chose de tout aussi inapproprié. Eh bien, oui, je suis une secrétaire. Mais je suis aussi une entrepreneure, une femme d’affaires, une patronne et une adjointe. Dans mon cas particulier, je suis une traductrice, une transcriptrice, une écrivaine fantôme, une vérificatrice, une correctrice et une organisatrice par moments. Je suis une spécialiste de la tenue de livres, du classement, une dactylographe haute vitesse, une véritable fée de la recherche sur le web, une novice du réseautage en processus d’apprentissage, une diva des sites web et bien plus encore.

Je suis le présent et le futur du marché du travail. Une excellente adjointe virtuelle est définitivement quelqu’un que vous devriez apprendre à connaître! Faites-moi confiance, vous ne le regretterez pas.

 

Give me a quote/Donnez-moi une soumission June 19, 2009

I could call this “Give me a quote on anything” but the point I really want to get across is that when you ask your Virtual Assistant for a quote on a job, you have to be relatively precise. I cannot count the times I have received requests for quotes, asking me how much it would cost to translate a document or retype it, or correct it, change the format, and/or transcribe an audio file but WITHOUT supplying the file, the word count or precisely what the client wants me to do.

And yet they expect a fast and precise quote. If I give them a ballpark figure because I lack information and indicate that my price may vary a bit, they seem surprised, insulted and wary of me, as if I was trying to stiff them or squeeze out the extra bit of money.

Is it so hard to understand that with a rate per word for translation, for example, I need the word count to calculate a total price? I need to read the document or at least part of it, to estimate the degree of difficulty, how technical or scientific it might be and if any research is necessary for specific terminology.

When asking for quotes, please give as much information as possible to your Virtual Assistant and she will do her very best to consider all aspects of your project and give you her best possible rate.

Would you ask a painter for a precise estimate to repaint your home without giving him the surface, the number of colors, any difficult or inaccessible areas, whether the job is an interior or exterior one? I think not. The same rules apply to a Virtual Assistant. Most of us will give you an estimate for free. This takes time, concentration and effort. At least have the courtesy to supply all the information we need to give you the quote you expect.

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Cette intervention pourrait s’intituler « Donnez-moi une soumission sur n’importe quoi » mais en fait, ce que je veux exprimer c’est qu’il est important d’être précis lorsque vous demandez à votre adjointe virtuelle de vous faire une soumission sur un projet. Je ne compte plus le nombre de fois où on m’a demandé combien cela coûterait pour traduire, retaper, corriger, formater, éditer et/ou transcrire un fichier, mais SANS me fournir ledit fichier, le nombre de mots ou une idée plus précise de ce qu’on attendait de moi.

Et pourtant, ces clients s’attendent à une soumission précise. Si je leur donne un montant approximatif en leur indiquant que le prix peut varier un peu, ils semblent surpris, insultés et un peu méfiants, comme s’ils croyaient que je voulais les rouler ou leur soutirer le plus d’argent possible.

Est-ce si difficile de comprendre que pour établir un total en traduction, pour un tarif au mot, il me faut le nombre de mots? Je dois lire ou au moins consulter une partie du document afin de déterminer le degré de difficulté, si c’est technique ou scientifique et/ou s’il y aura de la recherche terminologique à effectuer.

Lorsque vous demandez des soumissions, donnez autant d’information que possible à votre adjointe virtuelle et elle considérera alors tous les aspects de votre projet afin de vous donner son meilleur prix.

Demanderiez-vous à un peintre de vous donner un estimé pour repeindre votre maison sans lui donner la surface à couvrir, le nombre de couleurs, les endroits qui sont difficiles d’accès et/ou si le travail doit se faire à l’extérieur ou à l’intérieur? Je ne crois pas. Les mêmes règles s’appliquent pour votre adjointe virtuelle. La plupart des adjointes offrent leurs estimés tout à fait gratuitement. Ceci demande du temps, de la concentration et des efforts. Ayez au moins la courtoisie de nous fournir toute l’information nécessaire afin de vous fournir l’estimé que vous attendez.

 

The follow-up: distinguishing the pros from the non-pros/Le suivi: différencier les pros des non-pros June 1, 2009

In Virtual Assistance, I deal with clients, potential clients, colleagues and many other people. Most of my dealings are done via e-mail. Many of the jobs that I bid on are also via “calls for bids” that are posted through my VA network or directly to the potential client. In certain cases, another VA will need some help and ask for bids on a job. This is fantastic. We get to help each other out, lighten a work load that is potentially becoming too heavy or hard to manage and/or lend our particular talent or expertise (because we all have one or two) to a fellow VA.

In all cases, but especially in the case of colleagues, I believe that a proper follow-up is of utmost importance. It only takes a few seconds to write a short e-mail confirming whether or not a bid has been accepted. If one VA has been chosen among those who bid on the job, you can send out a group e-mail saying something like “thank you for your bid but I’m sorry, we won’t be working together this time…bla bla bla” (but please remember to use the blind copy function!) to those who did not get the job.  And if you don’t want to type, you can pick up the telephone and call your colleague to give her the good or bad news.

Calling for bids to other Virtual Assistants, asking multiple questions about pricing, time frames, methods, etc. and then simply no longer giving any information at all is a big NO NO,  and even more so when the job has a short deadline. The VAs who bid on the job might be holding time open for you in case you decide to give them the job.

In short, it is not professional to omit the follow-up. I would not recommend the services of a VA who does not follow-up.

Of course, this may be a way for newbies to set their rates and figure out what services they need to offer. It may also be a twisted way to put a price on a job that is difficult to calculate.

It is still unprofessional. If you want a price range for my expertise or help in pricing a job, just ask me. I will decide whether or not I can help you with the information.

Don’t drop the ball.

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En assistance Virtuelle, je traite avec des clients actuels et potentiels, des collègues et plusieurs autres individus. La plupart de mes échanges se passent via courriel. Je soumissionne sur plusieurs projets via mon réseau ou directement aux clients. Il arrive qu’une autre AV ait besoin d’aide et demande des soumissions pour un projet. À mon avis, ceci est absolument fantastique. Nous pouvons alors aider nos collègues AVs, alléger une charge de travail trop lourde ou donner un coup de main lorsque les échéanciers sont trop serrés, tout en partageant notre expertise et/ou notre talent particulier (nous avons toutes au moins une spécialité ou deux).

Dans tous les cas, mais particulièrement lorsque je fais affaires avec des collègues, je crois qu’un bon suivi est primordial. Il suffit de quelques secondes pour écrire un bref courriel confirmant si une soumission a été retenue ou non. Si une seule AV est choisie entre plusieurs ayant soumissionné, je peux envoyer un courriel de groupe à celles dont la soumission n’a pas été retenue, disant « merci pour votre soumission mais nous ne travaillerons pas ensemble sur ce projet. Ce sera pour une autre fois…bla bla bla » (ne pas oublier d’utiliser la fonction cci dans un tel cas!). Et si vous ne voulez pas prendre le temps d’écrire, vous pouvez toujours téléphoner.

Demander des soumissions à d’autres AVs, poser de multiples questions sur leurs tarifs, méthodes et le temps requis pour compléter certains projets et ne plus donner des nouvelles par la suite est une grosse erreur. Ceci est encore plus vrai lorsque le projet est à très courte échéance. Les AVs qui ont soumissionné ont peut être gardé une plage de temps afin de pouvoir bien compléter le travail si la réponse est positive.

En résumé, il n’est pas professionnel d’omettre le suivi et je ne recommanderais jamais les services d’une AV qui ne fait pas un bon suivi.

Bien entendu, ceci peut être un moyen pour les nouvelles AVs de fixer leurs tarifs et déterminer quels services offrir. Il peut aussi s’agir d’une manière détournée de fixer un prix sur un projet qui est difficile à estimer.

Tout ça manque quand même de professionnalisme. Si vous êtes une AV et que vous voulez mon aide ou mes conseils pour fixer vos tarifs et pour estimer un travail, demandez le moi clairement. Je pourrai alors décider si je suis en mesure de vous fournir mon aide et l’information dont vous avez besoin.

Ne me laissez pas en plan.