Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

I feel so used/Ne vous servez pas de moi August 26, 2009

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As a Virtual Assistant, I am asked to produce bids and quotes for various projects on a regular basis. This is a normal part of my job. What I don’t appreciate are people who ask me for detailed bids/quotes on specific jobs, question me about my rates and the way I work, grill me on my methods and then never contact me again but reappear somewhere down the line, working for a client as a Virtual Assistant and using all my information, methods and/or my exact bid or quote!

I understand that a great way to learn to be a good VA is to watch others who are successful in their niche, but please be honest when you want or need information to help you in your business. Usually, it will be my pleasure to give you a hand.

It is not my job to put in all the leg work for a difficult bid or quote that you have been asked to produce.

Please don’t use me.

 

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Ne vous servez pas de moi

En tant qu’adjointe virtuelle, on me demande souvent de produire des soumissions et des coûts pour divers projets. Ceci est un aspect normal de mon travail. Ce que j’apprécie beaucoup moins, ce sont les gens qui me posent plusieurs questions afin d’obtenir une soumission détaillée et des coûts ventilés sur des projets particuliers, me posent des questions sur mes tarifs et m’interrogent sur mes méthodes de travail, pour ensuite ne plus jamais communiquer avec moi et réapparaître en bout de ligne, en tant qu’adjointe virtuelle offrant des services à un client en utilisant mon information, mes méthodes et/ou ma soumission exacte!

Je comprends qu’il est bon d’apprendre à être une excellente AV en observant celles qui ont du succès et qui réussissent dans leur spécialité, mais soyez honnêtes lorsque vous avez besoin d’assistance ou d’information pour vous aider dans votre travail. La plupart du temps, il me fera plaisir de vous donner un coup de main.

Par contre, je n’ai pas à faire le travail à votre place lorsque vous avez une soumission à produire pour un client.

Ne vous servez pas de moi.

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Bids, quotes and waiting/Soumissions, estimés et attente August 18, 2009

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Don’t leave me hanging

As a Virtual Assistant, I regularly have clients ask for bids, quotes and estimates on certain jobs before they give me the go-ahead. When it is a small quote, this is really no problem. However sometimes, giving an adequate bid or quote takes time, research, calculations and a whole lot of organizing. Often, the client wants and/or needs this bid urgently, so it is not rare to end up having to put in overtime and work late to deliver a professional and realistic quote on time.

My bids and quotes are free. They are part of my job and offering them without charge is my way of showing clients that I am a true professional, I know my work and my job and they can feel confident.

What I really hate, is when I do all this work to get a good, solid quote to a client in a timely fashion, and then I just don’t hear from them for the longest time and sometimes I never hear from them again.

I do realize that shopping around is your right and it is also a smart thing to do. I do the same. But one thing sets me apart from many others. When I make my decision, I always notify everyone who worked to give me a quote or bid for a job or a product. Whether the decision is positive or negative, I let them know and I expect the same courtesy for myself. If your project is cancelled or put on ice for awhile, I can understand that as well. It happens to all of us. Just tell me and I’ll put your file aside and wait to hear from you when things are back on track.

You see, letting me know will help with my planning and show me that even if you do not choose me, my efforts were appreciated and you respect my time. Who knows? Perhaps we will have the chance to work together sometime down the line? If you responded to my quote, then I already know that we are looking at a potentially great VA-Client relationship.

Be consistent, follow through. It reflects well on you.

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Ne me laissez pas en plan.

En tant qu’adjointe virtuelle, j’ai des clients potentiels qui me demandent régulièrement des soumissions, estimés et prix pour certains projets avant de m’autoriser à procéder. Lorsqu’il s’agit d’un petit estimé, il n’y a aucun problème. Par contre, un bon estimé demande parfois du temps, de la recherche, des calculs et de l’organisation. Souvent, le client veut /doit avoir sa soumission en urgence, il n’est donc pas rare de me retrouver en train de faire des heures supplémentaires et de travailler tard afin de pouvoir livrer une soumission réaliste et professionnelle rapidement.

Mes estimés sont gratuits. C’est un service qui fait partie de mon travail et de les offrir sans frais est un peu ma façon de montrer aux clients que je suis une vraie professionnelle qui connaît son travail et avec laquelle ils peuvent se sentir en confiance.

Ce que je n’aime pas du tout, c’est quand je fais tout ce travail afin de produire un estimé qui se tient et de le livrer à courte échéance, et puis je n’entends plus parler du client pendant très longtemps et parfois, je n’ai plus de nouvelles du tout.

Je comprends qu’il est bon de magasiner et comparer. Je fais la même chose. Sauf que ce qui me distingue des autres c’est qu’une fois ma décision prise, j’avise toutes les personnes/entreprises qui ont produit une soumission pour moi pour du travail ou un produit. Que la réponse soit positive ou négative, ils sont avisés et je m’attends à cette même courtoisie pour moi-même. Si votre projet est annulé ou mis sur la glace, je peux très bien comprendre. Ceci m’arrive aussi. Dites-moi tout simplement ce qui se passe et je mettrai votre projet de côté en attendant d’avoir de vos nouvelles un peu plus tard lorsque tout sera de nouveau en marche.

Le fait de m’aviser m’aidera dans ma planification et me démontrera que, même si vous ne me choisissez pas pour un projet en particulier, vous appréciez mes efforts et vous respectez mon temps. Qui sait, nous aurons peut être un jour le plaisir de collaborer ensemble sur un projet futur? Et si vous répondez à ma soumission, je sais déjà que nous avons de bonnes chances d’avoir une très belle relation AV-Client.

Assurez un suivi, ça reflète bien sur vous.

 

Give me a quote/Donnez-moi une soumission June 19, 2009

I could call this “Give me a quote on anything” but the point I really want to get across is that when you ask your Virtual Assistant for a quote on a job, you have to be relatively precise. I cannot count the times I have received requests for quotes, asking me how much it would cost to translate a document or retype it, or correct it, change the format, and/or transcribe an audio file but WITHOUT supplying the file, the word count or precisely what the client wants me to do.

And yet they expect a fast and precise quote. If I give them a ballpark figure because I lack information and indicate that my price may vary a bit, they seem surprised, insulted and wary of me, as if I was trying to stiff them or squeeze out the extra bit of money.

Is it so hard to understand that with a rate per word for translation, for example, I need the word count to calculate a total price? I need to read the document or at least part of it, to estimate the degree of difficulty, how technical or scientific it might be and if any research is necessary for specific terminology.

When asking for quotes, please give as much information as possible to your Virtual Assistant and she will do her very best to consider all aspects of your project and give you her best possible rate.

Would you ask a painter for a precise estimate to repaint your home without giving him the surface, the number of colors, any difficult or inaccessible areas, whether the job is an interior or exterior one? I think not. The same rules apply to a Virtual Assistant. Most of us will give you an estimate for free. This takes time, concentration and effort. At least have the courtesy to supply all the information we need to give you the quote you expect.

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Cette intervention pourrait s’intituler « Donnez-moi une soumission sur n’importe quoi » mais en fait, ce que je veux exprimer c’est qu’il est important d’être précis lorsque vous demandez à votre adjointe virtuelle de vous faire une soumission sur un projet. Je ne compte plus le nombre de fois où on m’a demandé combien cela coûterait pour traduire, retaper, corriger, formater, éditer et/ou transcrire un fichier, mais SANS me fournir ledit fichier, le nombre de mots ou une idée plus précise de ce qu’on attendait de moi.

Et pourtant, ces clients s’attendent à une soumission précise. Si je leur donne un montant approximatif en leur indiquant que le prix peut varier un peu, ils semblent surpris, insultés et un peu méfiants, comme s’ils croyaient que je voulais les rouler ou leur soutirer le plus d’argent possible.

Est-ce si difficile de comprendre que pour établir un total en traduction, pour un tarif au mot, il me faut le nombre de mots? Je dois lire ou au moins consulter une partie du document afin de déterminer le degré de difficulté, si c’est technique ou scientifique et/ou s’il y aura de la recherche terminologique à effectuer.

Lorsque vous demandez des soumissions, donnez autant d’information que possible à votre adjointe virtuelle et elle considérera alors tous les aspects de votre projet afin de vous donner son meilleur prix.

Demanderiez-vous à un peintre de vous donner un estimé pour repeindre votre maison sans lui donner la surface à couvrir, le nombre de couleurs, les endroits qui sont difficiles d’accès et/ou si le travail doit se faire à l’extérieur ou à l’intérieur? Je ne crois pas. Les mêmes règles s’appliquent pour votre adjointe virtuelle. La plupart des adjointes offrent leurs estimés tout à fait gratuitement. Ceci demande du temps, de la concentration et des efforts. Ayez au moins la courtoisie de nous fournir toute l’information nécessaire afin de vous fournir l’estimé que vous attendez.