Virtually real- Virtuellement vraie

Micheline Harvey: Virtual Assistant, real person/Adjointe Virtuelle, mais tout à fait vraie

Me time/Du Temps Pour Moi October 27, 2010

After weeks of being extremely busy with many client projects and endless things to do at my on-site office with next to no time at all to myself, this week ended at a more “normal” pace. I handed in several projects that were due, put finishing touches on some ongoing things, tied up loose ends and sent my on-site client on a trip very, very far away for a few days.

Suddenly, I actually had time where I could work ON my business instead of IN my business. I was able to spend time on personal projects that had been put aside, to write, and to work on my ongoing plans. I even had time to read and take care of myself.

The funny part is that I was sort of bewildered for a moment, unsure, confused. And I must admit that I was also a bit afraid. I felt that all too familiar fear that everything might come to a halt and no more projects would come in. I felt the urge to make calls, send out e-mails, do some PR to drum up business for the week to come although this makes no sense, as the work always comes in.

A healthy balance is important, as is taking time for oneself. I realize that even after three years of being an entrepreneur VA, I am still in the process of learning this lesson.

One day, I’ll be a me-time expert. This is my goal.

*Upon posting this, the author already had new projects in her queue! 😉

***

Après plusieurs semaines extrêmement occupées et remplies de projets de pige et de tâches à accomplir pour mon client « sur place » en ayant presque pas de temps pour moi, cette dernière semaine s’est terminée sur une note un peu plus « normale ».  J’ai pu terminer et remettre plusieurs projets qui étaient dus, ajouter des touches finales ici et là et envoyer mon client « sur place » pour un périple de quelques jours dans un pays très, très lointain.

Tout à coup, j’avais du temps pour travailler SUR mon entreprise et non seulement DANS mon entreprise. J’étais en mesure de terminer des projets personnels qui avaient été mis de côté, écrire, faire avancer des projets mis sur la glace et mettre sur papier des idées. J’avais même le temps de lire et de prendre soin de moi.

Curieusement, je me suis sentie un peu déboussolée, incertaine et confuse. Je me suis sentie aussi un peu effrayée. J’ai alors ressenti cette peur irrationnelle mais trop familière que tout s’arrête complètement et que je n’aie plus du tout de projets de pige de mes clients. J’ai alors eu envie de faire quelques appels, transmettre des courriels, faire des relations publiques afin de faire entrer du travail pour la semaine à venir, et ce même si cette réaction est insensée, car le travail finit toujours par entrer.

L’équilibre c’est important et prendre soin de soi l’est tout autant. Je réalise que même après trois années en tant qu’entrepreneur et AV, je suis encore en apprentissage de cette précieuse leçon.

Un jour, je serai une experte du temps pour moi. Ceci est mon but.

*Au moment de mettre ce texte en ligne, l’auteur avait déjà quelques projets dans sa file de production. 😉

 

Riding the freelance roller coaster/Les montagnes russes de la pige March 6, 2010

I love roller coasters; I always have…although I must admit that the freelance roller coaster has been somewhat of a challenge for me. Since I started freelancing full time and working on my Virtual Secretary business, I’ve had to learn to live and deal with the unequal quality of this type of career.

Oh, there are times when my clients send me regular work and my weeks are easy to plan and filled with familiar requests and tasks. These are the weeks that I love the most. I can plan in advance, fit in emergencies, give efficient time estimates and schedule other things around my workload. I remain within budget and I can breathe easy. I can even take some time for myself.

But then it seems that just when I am feeling comfortable with my rhythm, it all comes to a grinding halt. My clients all decide to go on vacation or on hiatus at the same time and I find myself with too much time on my hands and asking the Universe to please send me some projects to keep me busy. And so I take this time to work on my writing, my personal projects, to take better care of myself and schedule the things that I never have time to do.

And as soon as I have some time set up for me, the roller coaster then whooshes off a steep incline and I am swamped. Requests come from all around, emergencies right and left, everyone wants everything done for yesterday.

Until the coaster slows down a little and comes back to its perfect pace, but for how long?

Although I perform well under pressure and am up for just about any challenge, I often wish for a little more balance and am confident that I will achieve this someday soon.

Meanwhile, I stick my arms up in the air, smile, scream and ride the wave!

***

J’ai toujours aimé les montagnes russes même si je dois admettre que cet aspect du travail à la pige représente un défi pour moi. Depuis que je travaille à la pige à plein temps et que je m’occupe de mon entreprise de secrétaire virtuelle, j’ai dû apprendre à composer avec l’inégalité des mandats et des projets du travailleur autonome.

Il y a des moments où mes clients me fournissent du travail régulier et où mes semaines sont faciles à planifier et remplies de demandes et de tâches habituelles et familières. Ce sont de loin les semaines que je préfère. Je peux établir des échéanciers, prendre des urgences, donner des estimés précis et fixer d’autres projets à travers mon travail de pige. Je respecte mon budget établi et je peux respirer. Je peux même prendre le temps de m’occuper de moi.

Mais on dirait que dès que je commence à me sentir confortable et à apprécier mon rythme, tout s’arrête. Mes clients décident tous de partir en vacances ou de prendre une pause en même temps. Je me retrouve alors avec beaucoup trop de temps libre et je demande à l’Univers de m’envoyer des projets afin de m’occuper. Je profite souvent de ces moments pour travailler sur mon écriture, mes projets personnels, de prendre soin de moi et de fixer toutes les choses que je néglige quand je suis trop occupée.

Inévitablement, dès que je prends du temps pour mes projets et pour moi, les montagnes russes repartent en chute libre et vertigineuse et je suis débordée. Les demandes fusent de partout, les urgences se multiplient et tout le monde veut tout avoir pour hier.

Jusqu’à ce que la montagne russe ralentisse et reprenne une cadence plus modérée…mais pour combien de temps?

Même si je performe très bien sous pression et que j’aime les défis, je souhaite souvent avoir un peu plus d’équilibre dans ma carrière de pige, et je suis confiante que ça viendra, avec le temps.

Et en attendant, je lève les bras, je souris et je crie en savourant les moments d’apesanteur!

 

I love systems/J’adore les systèmes January 23, 2010

I am a systems kind of person. I have always written notes, procedures, step by step reminders about things, even as a young girl, without realizing that I was creating and logging actual systems that worked for me.

I have to credit a wonderful VA colleague of mine and a colleague of hers also http://www.systemschick.com/ for giving me the opportunity to put a name on this method of working and to understand just how fabulous good systems are for a VA business, and any other business! They are also good for everyday life. In my home and office, I am queen of lists, systems and procedures in order to make life easier. Yes, sometimes people laugh at my lists and systems, but when it comes time to use them, they are amazed at how efficient I am and how well things go.

Systems help you do things with a smile and keep your cool.

Everyone should check this out and become a systems and list person like me!

***

Je suis une personne de systèmes et de procédures. J’ai toujours pris des notes, rédigé des procédures et des instructions détaillées, étape par étape, des rappels, même quand j’étais une toute jeune fille, sans réaliser que je créais en fait de véritables systèmes adaptés à mes besoins.

Je dois remercier une merveilleuse collègue AV et aussi sa collègue à elle http://www.frenchsystemschick.com de m’avoir donné l’occasion de mettre un nom sur cette méthode de travail et de comprendre à quel point les bons systèmes sont fantastiques pour une entreprise d’adjointe virtuelle et pour toute entreprise! Les systèmes sont bons aussi dans la vie de tous les jours. Chez moi et à mon bureau, je suis la reine des listes, systèmes et procédures qui rendent ma vie plus facile. Et oui, souvent on rit de moi et de mes listes mais quand vient le moment de s’en servir, les mêmes personnes qui se moquaient de moi sont toujours étonnés et heureux de constater à quel point mes procédures sont efficaces et pratiques.

Les bons systèmes vous aident à bien exécuter vos tâches tout en gardant le sourire et en restant calme et détendu.

Tout le monde devrait être une personne de systèmes et de listes, comme moi!

 

Entrepreneur-client, a mindset/Entrepreneur-client, une manière de penser November 14, 2009

BusinesswomanI love being a Virtual Assistant and having my own business but switching from an employee-boss mindset to an entrepreneur-client mindset was not easy. In fact, I believe that I still have some work to do in this area.

But I do enjoy being my own boss.

Recently, a former employer and regular client of my Virtual Assistance business asked me to work on site part time for a few flexible hours every week. I took this as a compliment and as a testimony to the work that I had done for this employer over the past few years. I was not ready to give up my freedom and move back into an office environment. On the other hand, I have the utmost admiration and respect for this person and for his achievements. I saw this as an opportunity.

The trick is to treat this part time job the same way I treat all my work projects with my clients. I need to concentrate on the entrepreneur-client mindset and make it work in this situation.

In doing this, I realized that in reality, every employee should approach their job with this mindset because when you treat your employer like a client, and you approach your work like a project that reflects on your business, reputation and service, you become far more productive, far more proactive and an all-around better employee.

My part time job is not a job, it is an on-site client.

***

J’adore mon métier d’adjointe virtuelle. J’aime le fait d’avoir ma propre entreprise bien que le fait de passer d’une situation d’employée-patron à entrepreneur-client n’ait pas été de tout repos. Je crois en fait qu’il me reste encore du chemin à faire à ce niveau.

Mais j’adore être mon propre patron.

Récemment, un ancien employeur et client de mon service d’assistance virtuelle m’a demandé de travailler pour lui à temps partiel à raison de quelques heures flexibles par semaine, sur place. J’ai pris cette demande comme un compliment et un témoignage du travail que je lui avais déjà fourni au cours des dernières années. Je n’étais pas prête à sacrifier ma liberté et à réintégrer un environnement de bureau. Par contre, j’ai énormément d’admiration et de respect pour cet individu et pour ses réalisations. J’ai donc vu cette situation comme une opportunité.

Le truc, c’est d’en arriver à traiter ce travail à demi-temps comme tous mes projets avec mes clients de pige. Je dois me concentrer sur l’attitude entrepreneur-client afin que cette situation soit une réussite.

En adoptant cette attitude, je me suis rendue compte qu’en réalité, tout employé devrait considérer son emploi de cette façon, car lorsqu’on traite un employeur comme un client et qu’on accomplit son travail comme un projet qui sera le reflet de notre entreprise, réputation et de nos services, on devient bien plus productif, proactif et un meilleur employé.

Mon demi-temps n’est pas un emploi, c’est un client pour qui je travaille sur place.

 

On call? Let’s talk retainer/Disponible tout le temps? Il faut discuter d’une avance October 25, 2009

TelephoneRedWhen I started out as a Virtual Assistant, I almost never refused a project or a job. It was mainly because I wanted to work, loved the career that I had chosen and needed to build my client base but I must admit, it was also because I was afraid to run out of money.

This was a double-edged sword: All the clients appreciated the fact that I was practically available at all times for them. Many of them praised me for it and thanked me profusely. Most of them remained respectful and always asked about my schedule and workload. Some of them simply came to expect me to be on call at all times for them, no matter what.

As a client, if you would like your VA to be on-call for you at all times, then you have to be prepared to discuss a retainer or some sort of advance such as a bank of hours (or a bank of words in the case of a translator) so that she has some incentive and you can count on a certain number of hours to get your important work done.

Think about it, if your VA is fantastic and you love her being there for you, show her some appreciation and pay it forward…so to speak!

***

Lorsque j’ai débuté en tant qu’adjointe virtuelle, je ne refusais presque jamais de projets ou de travail. C’était surtout parce que je voulais avoir du travail, j’aimais cette carrière que j’avais choisie et je voulais me bâtir une clientèle solide. Je dois admettre, par contre, que c’était aussi un peu parce que j’avais peur de manquer de fonds.

Ceci est un couteau à deux tranchants: Tous mes clients appréciaient ma grande disponibilité et mon dévouement. Plusieurs me remerciaient à profusion, la plupart étaient quand même respectueux et tenaient compte de mon horaire et de ma charge de travail. Certains s’attendaient à ce que je sois disponible ou sur appel pour eux tout le temps, peu importe la situation.

En tant que client, si vous désirez que votre AV soit disponible pour vous en tout temps (ou presque) alors vous devez considérer une forme d’avance de paiement ou une banque d’heures (ou de mots dans le cas d’une traductrice) afin de lui donner un incitatif et pour que vous puissiez compter sur un nombre d’heures afin de vous assurer que vos projets importants soient complétés.

Pensez-y, si votre AV est fantastique et que vous aimez qu’elle soit disponible pour vous, montrez-lui votre appréciation et donnez au suivant…en quelque sorte!

 

Milestones in Virtual Assistance/Les jalons d’une adjointe virtuelle October 2, 2009

PinUpSecretaryWhen I decided to become a Virtual Assistant, I simply tried to get as much work as possible, relied on word of mouth, positive feedback and referrals and did my best to network and make a living. I was lucky enough to be hired as the only translator for a genetics project. I could do this work mainly from my home office. The salary helped me start up and work on my VA business when I was not translating for the project, while giving me excellent experience in a highly specialized area of translation.

For my first year, I did not set any goals as far as earnings were concerned. I just wanted to keep working and create a solid basis for my service.

When the second year was about to begin, I decided to do things differently. My contract with the genetics projects ended. Now, some may argue that this would have been a good time to avoid putting pressure on myself as far as money was concerned, but I reacted differently. I decided to set an annual goal for my freelance business and do my best to reach it.

Today, I am happy and proud to announce that on October 1st, 2009 I reached and surpassed my goal therefore proving to myself that I made the right choice, I am a good entrepreneur and I can do just about anything if I set my mind to it and work hard.

Congratulations to me, the Virtual Secretary.

***

Lorsque j’ai décidé de devenir adjointe virtuelle, j’essayais tout simplement de trouver le plus de travail possible, je me fiais au bouche-à-oreille, au feedback positif et aux références de mes clients. Je faisais des efforts de réseautage afin de pouvoir gagner ma vie. J’ai été assez chanceuse d’être engagée en tant que traductrice pour un grand projet de génétique. Je pouvais effectuer ce travail de mon bureau chez moi. Le salaire m’a aidé à lancer mon entreprise, travailler sur mes services d’AV hors des heures consacrées au projet, tout en me procurant une expérience inédite dans un domaine très spécialisé de la traduction.

Au cours de ma première année en affaires, je n’ai pas vraiment fixé de buts point de vue gains. Je voulais simplement continuer à travailler en créant une base solide pour mon entreprise.

Lorsque la deuxième année s’est pointée le nez, j’ai décidé de procéder autrement. Mon contrat avec le projet de génétique a pris fin. Certains me diront que c’était le moment rêvé de me mettre le moins de pression possible sur les épaules. Moi, j’ai réagi tout autrement. J’ai décidé de me fixer un but annuel en gains de pige pour mon entreprise et de travailler fort pour l’atteindre.

Aujourd’hui, je suis heureuse et fière de vous annoncer qu’en date du 1er octobre 2009 j’ai atteint et dépassé mon but, prouvant que j’ai fait le bon choix, que je suis une excellente femme d’affaires et que je peux accomplir à peu près n’importe quoi si j’y crois vraiment et si j’y mets tous mes efforts.

Je félicite la secrétaire virtuelle que je suis.

 

Collaboration not competition/La collaboration, pas la compétition September 9, 2009

collaboration Let’s work together

Business is an area where competition seems to be the way to go and yet, I disagree. Perhaps it is because the Virtual Assistance business is largely made up of women? Perhaps it is because people have finally learned their lesson and realize that it is better to work together than to compete?

I think that a good VA should collaborate with colleagues, become part of a network or group and learn to enjoy helping other VAs, recommending them, working with them, without having to worry about stolen clients, missed opportunities or the dreaded competitive attack of another VA.

I don’t want to put other VAs out of business, take their clients and projects from them or focus all my energy into convincing everyone that I am better than the rest. I believe in myself. I believe that we each have our niche(s), our talents and our style. I believe that there is enough work out there for all good VAs to make a living and enjoy teaming up when possible.

I believe in collaboration, not competition.

***

Travaillons ensemble

Les monde des affaires en est un où la compétition semble être chose commune et pourtant, j’ose exprimer mon désaccord. C’est peut être parce que le domaine de l’Assistance Virtuelle est largement dominé par les femmes? Ou alors les gens ont enfin compris la leçon et se rendent compte qu’il est beaucoup mieux de collaborer que de faire compétition?

Je crois qu’une bonne adjointe virtuelle devrait collaborer avec ses collègues, faire partie d’un réseau ou d’un groupe et apprendre à aider les autres AVs, recommander leurs services, travailler avec elles et ce sans avoir à craindre les clients volés, les occasions ratées et l’attaque sournoise d’une autre AV.

Mon objectif n’est pas de forcer d’autres AVs à fermer leurs portes, ni de prendre leur clients et/ou leurs projets et encore moins de concentrer toutes mes énergies à tenter de convaincre tout le monde que je suis meilleure que les autres. Je crois en moi. Je crois fermement que nous avons toutes nos spécialités, nos talents et notre style. Je crois qu’il y a suffisamment de travail pour que toutes les bonnes AVs puissent gagner leur vie et avoir le plaisir de travailler en équipe quand l’occasion se présente.

Je prône la collaboration et non la compétition.

 

24/7 service and impossibly low rates = zero credibility – Service 24 heures/7 jours et prix incroyablement bas = crédibilité zéro July 30, 2009

head

The other day, I received an offer via e-mail for freelance translation services from a person who guaranteed almost 24 hour service (from 4 AM to midnight), a ridiculously low rate and an incredible return speed on completed projects.

This is incredible, indeed. In a market where freelancers are offering more and more business and services that are on the high end of technology and cater to the needs and busy schedules of entrepreneurs, such an offer says one thing to me: zero credibility.

Unless this freelancer is in fact a business owner with employees working on different shifts, how can he maintain such an offer at such a low rate? And even if this is the case, why offer such a low rate for true quality work?

The answer to this question can often be found by simply reading the projects that were done by this person. Quality and style are often seriously lacking, not to mention the mistakes that are left in the documents!

My rates are not among the highest. They are average. My services are not available 24h per day but I am flexible and have a keen sense of urgency and a great respect for deadlines. My speed is impressive, but I do take the time to produce a quality document that has been revised and that reflects my client’s image and needs.

I take great pride in my customer service and excellence is something you must pay for. Do not be influenced by so-called experts who offer you the moon and the sky in order to hook you, but on whom you cannot count to obtain a result that meets your needs and expectations, as well as what you deserve.

Be careful when it sounds too good to be true.

 

***

L’autre jour, j’ai reçu une offre pour des services de traduction à la pige provenant d’une personne qui garantissait un service quasi 24 heures (ouvert de 4 h AM à minuit), un prix dérisoire et une vitesse incroyable de retour de projets complétés.

Justement, incroyable. Dans un marché où les pigistes prennent de plus en plus de place et offrent des services qui sont à la fine pointe de la technologie et des besoins et horaires chargés des entrepreneurs, une telle offre ne me dit qu’une chose : crédibilité zéro.

À moins d’avoir une véritable entreprise avec plusieurs employés travaillant sur différents quarts de travail, comment soutenir un tel service à un coût si bas? Et plus encore, pourquoi offrir un tarif si bas pour un véritable service de qualité?

Souvent, nous obtenons notre réponse en lisant les textes qui ont été traduits via ce genre de service beau, bon et pas cher. La qualité et le style laissent à désirer, sans compter les erreurs qui s’y glissent!

Mes prix ne sont pas parmi les plus élevés. Je suis dans la moyenne. Mes services ne sont pas disponibles 24h par jour mais je suis flexible et j’ai un excellent sens de l’urgence et des échéanciers à respecter. Ma vitesse d’exécution est impressionnante, mais je prends quand même le temps qu’il faut pour produire un document qui est bien fait, révisé et qui correspond à l’image et aux besoins de mon client.

Mon service est ma fierté et l’excellence, ça se paye. Ne vous laissez pas influencer par les soi-disant experts qui vous offrent mer et monde pour vous accrocher, mais sur qui vous ne pourrez pas compter pour avoir un résultat à la hauteur de vos attentes et de ce que vous méritez.

Quand c’est trop beau pour être vrai, il faut se méfier.

 

You’re a what?/Vous faites quoi? July 23, 2009

head

It’s amazing how many times I get this question when I tell people that I am a Virtual Assistant. What truly amazes me is that in this day and age of technology, computers, internet and high speed everything, there are still people who don’t get that this is a logical step in the work force and in smart business.

I have to repeat, slowly, that I am a Virtual Assistant, and then enumerate the things that I do. Sadly, they often end up cutting me off to say “Oh, so you’re a secretary…” or something equally as inappropriate. Well, yes, I AM a secretary of sorts. But I am also an entrepreneur, a businesswoman, an executive and an assistant. In my case, I am a translator, transcriber, ghostwriter, proofreader, corrector and event organizer at times. I am a bookkeeper, filing clerk, high speed typist, internet research wizard, networking newbie in the process of learning, website diva and so much more.

I am the present and the future of the work force. A great Virtual Assistant is definitely someone you need to get to know! Trust me, you will never regret it.

***

Il est toujours un peu surprenant de constater combien de fois on me pose cette question lorsque je dis que je suis une adjointe virtuelle. En fait, ce qui me surprend le plus c’est qu’en cette ère de technologie, ordinateurs, internet et haute vitesse pour tout, il existe encore des gens qui ne comprennent pas que la venue des adjointes virtuelles est une étape logique pour le marché du travail et pour les entrepreneurs qui ont une vision d’avenir.

Je dois répéter, lentement, que je suis une adjointe virtuelle et ensuite énumérer une liste des tâches que j’accomplis. Trop souvent, on me coupe la parole pour dire : « Ah, alors vous êtes une secrétaire… » ou autre chose de tout aussi inapproprié. Eh bien, oui, je suis une secrétaire. Mais je suis aussi une entrepreneure, une femme d’affaires, une patronne et une adjointe. Dans mon cas particulier, je suis une traductrice, une transcriptrice, une écrivaine fantôme, une vérificatrice, une correctrice et une organisatrice par moments. Je suis une spécialiste de la tenue de livres, du classement, une dactylographe haute vitesse, une véritable fée de la recherche sur le web, une novice du réseautage en processus d’apprentissage, une diva des sites web et bien plus encore.

Je suis le présent et le futur du marché du travail. Une excellente adjointe virtuelle est définitivement quelqu’un que vous devriez apprendre à connaître! Faites-moi confiance, vous ne le regretterez pas.

 

Give yourself a break/Accordez-vous un temps de pause July 17, 2009

Vacation_Girl

The Virtual Assistant also known as Matamich is giving herself a week off for a little vacation. Now, for most of you, vacation time is simply a given. Whether you are summer or winter people, sun worshippers, ski bunnies or beach babies, you expect to have some time off to relax, get away from the office and the work, rest, have fun and since many of you have paid vacation time as part of your employment deal, you don’t even have to fret about financial issues, urgent work popping up from clients who were unable to plan adequately when you informed them of your off time, new clients who pick this particular moment to “discover” you and want to get to know you better, or whatever else a self-owned freelance business can produce.

Despite all this, VAs are people too and they need their downtime in order to come back rested, energized and full of new and fantastic ways to help their clients, build their business and network with their fabulous colleagues.

This is why the Virtual Assistant also known as Matamich will be taking a few days off to vacation far from high speed internet, land lines, cell phone service and cable TV.

But don’t worry, she WILL be back on July 24th.

***

L’Adjointe virtuelle aussi connue sous le nom de Matamich s’accorde une semaine de vacances et de repos. Pour la plupart d’entre vous, les vacances font partie de votre réalité. Que vous soyez des gens d’été ou d’hiver, des adeptes du bronzage ou des pentes de ski ou des bibittes de plages, il est normal pour vous de vous attendre à un certain temps de pause afin de pouvoir vous détendre et vous éloigner du bureau et du travail, de faire le plein et de vous amuser et, puisque votre période de vacances fait partie de votre contrat d’emploi et est payée, vous n’avez même pas à vous en faire avec les soucis financiers, les urgences de clients qui n’ont pas pu bien planifier votre période d’absence, les nouveaux clients qui choisissent ce moment particulier pour « vous découvrir » et vouloir apprendre à vous connaître, ou tout autre événement pouvant surgir lorsqu’on a notre propre entreprise de pige.

Malgré tout cela, les AVs sont des êtres humains et ont besoin de repos afin de revenir en forme, énergisées et pleines de nouvelles et bonnes idées pour aider leurs clients, bâtir leurs entreprises et faire du réseautage avec leurs merveilleuses collègues.

C’est pour cette raison que l’Adjointe virtuelle aussi connue sous le nom de Matamich prendra quelques journées de vacances loin d’internet haute vitesse, des lignes téléphoniques, du service de cellulaire et même du câble!

Mais ne vous en faites pas, elle sera de retour dès le 24 juillet.